Kaikkien aikojen ensimmäisessä DIF-webinaarissa 23.3.2020 käsiteltiin, miten osakeyhtiöt voivat järjestää yhtiökokouksensa koronapandemian aiheuttamien kokoontumisrajoitusten aikana. Yhtiökokoukset tulee normaalisti järjestää osakeyhtiölain velvoittamana kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä, eikä varmoja takeita ole, että tilanne normalisoituisi vielä kesäkuunkaan aikana. Jo kymmenet pörssiyhtiöt ovat lykänneet yhtiökokouksiaan.
Castrén & Snellmanin hallituksen puheenjohtaja Pauliina Tenhunen toi keskustelussa esiin lainsäädännöllisiä rajoitteita sekä mahdollisia näkökulmia yhtiökokousten järjestämiseen poikkeustilanteessa. Nykyisen, 13. huhtikuuta asti kestävän, poikkeustilan aikana muutoksia lainsäädäntöön ei vielä tehdä, mutta jos tilanne jatkuu nykyisenlaisena, oikeusministeriöllä on valmius tehdä nopeitakin päätöksiä. Yhtiökokous voisi tällöin olla mahdollista järjestää riittävällä minimikokoonpanolla, jolloin välttämättömät osallistujat voidaan paikan päällä ohjata omia reittejään eri huoneisiin, ettei maksimikokoontumissääntö täyty.
Tenhunen ehdotti, että kokousten aikaikkunaa voisi laajentaa, ja virtuaalisten yhtiökokousten järjestämistä voitaisiin poikkeustilan takia mahdollisesti harkita. Suuret osakkeenomistajat ja yhtiön muut toimielimet voivat ilmoittaa etukäteen, että he tukevat hallitusta, jolloin yksityissijoittajat voivat helpommin jättäytyä etäyhteyden päähän. Toki lain mukaan jokaisella osakkeenomistajalla on aina oikeus osallistua.
Inderesin teknologiajohtaja Yu Gong vahvisti, että tekniikka yhtiökokousten kokonaisvaltaiseen järjestämiseen virtuaalisesti on jo olemassa, jos lainsäädäntö sen vain sallii. Myös osittaisten virtuaalikokousten pitäminen on mahdollista. Yhtiökokouksia on jo nyt hoidettu valtakirjan avulla, minkä ohella tekniikka mahdollistaisi esimerkiksi virtuaalisten valtakirjojen käytön, äänestykset ja puheenvuorot. Kaikki tarvittavat tekniset puitteet virtuaalista yhtiökokousta varten ovat lain salliessa käytettävissä, ja etäkokous antaa yhtiölle paljon lisää pelivaraa.
Gong kertoi, että teoriassa yhtiökokouksessa voisi olla vaikka 10 000 etäosallistujaa, koska määrä tiedetään tunnistautumisten avulla ennakkoon, jolloin teknisiin vaatimuksiin voidaan varautua. Samalla osallistumisoikeus voidaan todentaa reaaliaikaisesti. Voidaan myös päättää, voivatko sijoittajat esittää virtuaalista yhtiökokousta varten ennakkokysymyksiä tai onko etäkeskustelua mahdollista toteuttaa reaaliaikaisena. DIF-webinaarissa vastattiin jäsenten ennakkoon sekä lähetyksen aikana esittämiin kysymyksiin. Lähetystä seurasi livenä parhaimmillaan noin sata henkeä.
Keskustelutilaisuuden lopuksi puheenjohtaja Kirsi Komi lausui DIFin puolesta kiitoksensa kaikille osallistujille – tilaisuuden teeman mukaisesti etänä kotikonttoriltaan. DIFin tilaisuuksia on siirretty syksyyn ja korvataan mahdollisuuksien mukaan webinaareina, mutta toiminta jatkuu perinteisissä ja uusissa muodoissa poikkeustilanteenkin aikana. Puheenjohtaja muistutti samalla, että lakien noudattaminen on poikkeustilanteesta huolimatta ehdottoman tärkeää. Samalla tilanne voi auttaa kehittämään uusia yhtiökokouskäytäntöjä tulevaisuudessa.
Webinaarin haastattelijana toimi Antti Järvenpää Inderesin Digitiimistä.
DIFin jäsenet voivat katsoa webinaarin jälkilähetyksenä (vaatii kirjautumisen).