Maailma digitalisoituu ja tehostuu – pysytkö hallitusvaikuttajana mukana kehityksessä?

Kaikki, mikä on tehokkaampaa ja paremmin toimivaa digitaalisena tai hybridipalveluna toteutettuna, digitalisoituu. Paine tulee ennen kaikkea yritysten kautta jatkuvana tarpeena tehostaa toimintaa, koska kustannustason nousu ja tarve tehokkaampaan ajankäyttöön on pysyvää. Tässä on yksi mielipide siitä, missä digitaalisten hallitusten kokousten osalta mennään ja mihin tullaan menemään.

 

Yhtiön hallitusten kokoukset järjestetään yhä useammin erilaisina etäkokouksina, ja hallituksen jäsenille ovatkin tulleet tutuiksi yleisimmät videokokousalustat näiden pitämisessä. Osakeyhtiölain viime aikojen muutokset, kuten 11.7.2022 tehdyt 5 luvun muutokset, ovat mahdollistaneet etäkokousten aikaisempaa vapaamman käytön myös yhtiökokouksissa.

 

Yhtiökokouksissa hybridikokousten järjestäminen, eli reaaliaikaisen täysimääräisen etäosallistumisen mahdollistaminen perinteisessä kokouksessa, on jatkossa mahdollista kaikille osakeyhtiöille pelkällä hallituksen päätöksellä. Tämä ei edellytä muutoksia yhtiöjärjestykseen. Mikäli yhtiön osakkeenomistajat haluavat, ettei mahdollisuutta hybridikokouksen järjestämiseen ole ollenkaan, yhtiöjärjestykseen tulee ottaa nimenomainen määräys, jolla kielletään etäosallistuminen tai rajoitetaan etäosallistumista jollakin tavalla.

Yhtiökokouksen järjestäminen kokonaan etänä, eli ilman kokouspaikkaa ja siten, että osakkeenomistajat voivat käyttää täysimääräisesti oikeuksiaan reaaliajassa tietoliikenneyhteyden avulla, edellytetään yhtiöjärjestykseen nimenomaista määräystä. Yhtiöjärjestyksessä voidaan määrätä, että yhtiökokous on järjestettävä tai voidaan järjestää tällä tavoin. Sekä hybridikokouksissa että ilman kokouspaikkaa järjestettävässä etäkokouksessa hallitus voi päättää täysimääräistä osallistumista täydentävien etäosallistumiskeinojen (kuten ennakkoäänestysmahdollisuuden) tarjoamisesta ennen kokousta tai kokouksen aikana, ellei yhtiöjärjestyksessä tätä kielletä tai rajoiteta.

 

Nimenomaan hallitusten kokouksissa on saavutettavissa merkittäviä etäkokouksiin, hybridikokouksiin ja jopa perinteisiin paikalla pidettäviin kokouksiin liittyviä tehostamisia sekä ennen kokousta että kokousten aikana ja niiden jälkeen.

Markkinoilla on saatavissa tietoturvallisia kokousalustoja, jotka toimivat yleisimpien videokokoustyökalujen lisätyökaluina ja myös niistä erillisinä tietoturvallisina materiaalien jakoalustoina ja viestintävälineinä.

 

Saatavilla on muun muassa digitaalisia kokousratkaisuja, joissa on:

 

  • Selkeän kokonaisuuden näyttävä kokousalusta, jossa on kutsu, pöytäkirja ja liitteet
  • Mahdollisuus kutsua kokoukseen jäseniä ja määritellä heille rooleja
  • Mahdollisuus muokata asiakirjoja ja kommentoida niitä myös digitaalisesti
  • Allekirjoitusmahdollisuus sähköisesti valmiille pöytäkirjalle sellaisenaan tai liitteineen
  • Malliasiakirjapohjat eri kielillä liitettävissä kokoustilaan
  • Keskusteluhistorian tallennus kokouskommenteista
  • Mahdollisuus käyttää omia asiakirjoja ja pitää kokouksia rajoituksitta
  • Joustava linkitys yleisimpiin videoneuvottelutyökaluihinAlustat ovat GDPR-turvallisia, ja osallistuminen on mahdollista mistä päin maailmaa tahansa.

 

Digitaalisella hallituksen kokouksen konseptilla voidaan parantaa jäsenten ennakkoon tapahtuvaa materiaaleihin tutustumista. Oman kokemukseni perusteella kokousten pitoaika lyhenee yli 30 prosenttia, koska kokonaisuus on selkeämmin hahmotettavissa ja tarvittaessa siirtyminen asiakirjasta toiseen tapahtuu kokouksessa muutamassa sekunnissa.

 

Olen toiminut yli 30 vuotta erilaisissa hallituksissa myös sihteerin ja puheenjohtajan rooleissa.  Hallitustyön sisältö, pitotavat ja kokoustekniikka ovat muuttuneet 1990-luvun alusta 2020-luvulle merkittävästi, ja kunkin aktiivisen hallitusammattilaisen tulee myös ylläpitää näitä taitoja. Tämä tarkoittaa muutakin kuin WhatsApp, Twitter tai LinkedIn.

Hallituksen jäsenten ja toimivan johdon on hyvä tavata muutama kerta vuodessa. Osan kokouksista voi  pitää myös fyysisesti samassa tilassa, mutta tällöinkin digitaalisen alustan käyttö selkeyttää kokousta kokousteknisenä työkaluna. Todennäköisesti eräänlainen hybridimalli, jossa on pari kokousta fyysisesti samassa paikassa ja muut kokoukset etäkokouksina, on yleistyvä malli.

 

Toivon jokaisen itseään kehittävän hallitusammattilaisen seuraavan alan kehitystä ja ottavan rohkeasti koekäyttöön hallitustyötä avustavia digitaalisia ratkaisuja. Näistä löytyy erilaisia videoesittelyjä ja testikäyttöön saatavilla olevia SaaS-ohjelmistoja. Kyseessä on investointi, joka maksaa itsensä takaisin. Ratkaisua voidaan käyttää yrityksissä kaikenlaisten kokousten tehostamiseen sekä etäkokouksissa että fyysisissä kokouksissa.