DIF-jäsenlounas 18.12. Katajanokan Kasinolla päätti syyskauden 2023 tapahtumat. Hallituksen johtamisesta oli puhumassa Mikael Silvennoinen, hallituksen puheenjohtaja, Fortum Oyj ja Orion Oyj. Tilaisuuden moderoi ja haastattelijana toimi DIFin pääsihteeri Leena Linnainmaa.
Tilaisuudessa pureuduttiin DIFin Q4-teemaan Kehittyvä hallitus. Keskustelun aiheita olivat muun muassa toimiva hallituskokoonpano, hyvän puheenjohtajan toiminta, hallitustyön arviointi, omistaja- ja sidosryhmädialogi sekä seuraajasuunnittelu.
Yhtiön tilanne ja tarve määrittävät hallituskokoonpanon
Hallituskokoonpanoon ja hallituksen kokoon ei ole yhtä oikeaa vastausta.
Hallituksen kokoonpano muodostetaan kunkin yhtiön tilanteen ja tarpeen perusteella.
Jos hallitus on kovin pieni, esimerkiksi viisi jäsentä, on vaikea tehdä valiokuntia. Esimerkiksi Fortumin osalta on tarvetta tulevaisuuden puhtaiden teknologiamuotojen osaamiselle, ja yhtiössä onkin erikseen teknologia- ja investointivaliokunta. Orion puolestaan toimii lääketeollisuudessa, joka on tuotekehitysintensiivistä. Tässä yhtiössä on erikseen tutkimusvaliokunta.
Hallituksen hyöty realisoituu valiokuntatyöskentelyssä
Hallituksen hyöty johdolle ja yhtiölle realisoituu yleensä valiokuntatyöskentelyssä. Hallitustyöskentelyssä ei voida mennä kovin syvälle asioissa. Jos jokin yksittäinen asia saa yli tunnin aikaa hallituksen kokouksessa, se on harvinaista.
Henkilöstö- ja palkitsemisvaliokunnan osalta on luonnollista, että hallituksen puheenjohtaja on myös valiokunnan puheenjohtaja. Jotkut puheenjohtajat näkevät myös vierailun tarkastusvaliokunnassa hyödyllisenä. Silvennoinen totesi, että hän ei ole kuitenkaan tehnyt tarkastusvaliokuntavierailuja.
Diversiteettiä tarvitaan haastamiseen – edellytyksenä riittävä liiketoimintaosaaminen
Yhden asian, kuten ESG:n, osaaminen hallituksessa ei toimi, etenkään mikäli (henkilön kokemuksesta) puuttuu kytkentä liiketoimintavastuuseen. Kaikilla hallituksen jäsenillä on oltava riittävästi liiketoimintaosaamista, jotta kokouksessa syntyy dialogia.
Hallitus määrittelee, mikä on peli ja leikkikenttä.
Toimialaosaaminen on tärkeää. On kuitenkin hyvä, että myös toimikenttää haastetaan, ettei disruptio yllätä.
Puheenjohtaja määrittelee, mihin keskitytään
Puheenjohtaja päättää yhteistyössä toimitusjohtajan kanssa, mihin huomiota annetaan ja mihin ei – mitkä ovat hallitustyöskentelyn prioriteetit. Käsiteltävien asioiden on oltava kytköksissä strategian kanssa. Pitkä agenda ja vuosisuunnitelma voivat olla liitteenä jokaikisessä kokouksessa. Näin voi tarkistaa, tehtiinkö niitä asioita, mitä pitäisi tehdä.
Priorisointi on tärkeintä.
Rutiiniasiat vain kuitataan kylmänviileästi ja luotetaan, että ihmiset ovat perehtyneet.
Hallituksen tehtävä on tuottaa omistajille arvoa
Puheenjohtajan ja koko hallituksen perustehtävä on tuottaa omistajille arvoa. Hallituksen agendaa tulee tarkastella tästä näkökulmasta.
Psykologinen taitavuus korostuu puheenjohtajan roolissa
Puheenjohtajan pitää olla aito oma itsensä ja rakentaa (sillä) luottamusta. Hänen tehtävänään on luoda ilmapiiri, jossa kaikki kysymykset ovat arvokkaita ja tervetulleita.
Puheenjohtaja rohkaisee, johtaa tiimiä esimerkillä ja luo tunnelmaa.
Hänen vastuullaan on huolehtia, että kaikki saavat puheenvuoron. Roolissa korostuu psykologinen taitavuus.
Hallituksen arvioinneissa selvitetään, millainen on hallituksen toiminnan kulttuuri. Mikäli kulttuuri on salliva kaikille kysymyksille ja mielipiteille, se vapauttaa ilmapiirin ja tunnelman.
Mikäli hallituksessa on klikkejä, puheenjohtajan on hyvä käydä ensin kahdenkeskiset keskustelut ennen kuin asia tuodaan (mahdollisesti) koko hallitukselle.
Uuden jäsenen perehdytys
Uuden jäsenen vastaanotto alkaa profiloinnin kautta nimitystoimikunnassa jo ennen kuin itse hallitusjäsenhaku alkaa.
Jäsen on automaattisesti tervetullut: ”tätä me haluttiin, ja tässä hän nyt on”.
Perehdyttäminen on hyvä aloittaa jo ennen yhtiökokousta (vaikka onkin se riski, ettei jäsen tulisi valituksi). Jäsen voi tavata johtoryhmän ja hallituksen muut jäsenet etukäteen, jolloin hän ei tule kokoushuoneeseen vieraana. ”On käyty yhdeksän kuukauden prosessi, jonka ilmentymä henkilö on.”
Ammattimainen ja tehokas puheenjohtaja-toimitusjohtaja-suhde
Puheenjohtajan on oltava tarkka sille, ettei (muulle hallitukselle) tule tunnetta, että hän ja toimitusjohtaja sopisivat asioista yhdessä liikaa. Mikäli tulee esille tällainen tilanne, hallituksen jäsenen tulee antaa palautetta puheenjohtajalle.
Puheenjohtaja-toimitusjohtaja-suhteen on oltava ammattimainen ja tehokas.
Vaikka on yhteinen maali, on säilytettävä riippumattomuus. Hallitus tekee riippumattomasti päätöksen, vaikka toimitusjohtaja toki fasilitoi.
Puheenjohtajan yliaktiivinen rooli on myös toimitusjohtajan osalta turhauttavaa. Puheenjohtaja fasilitoi ja johtaa tiimiä ja keskustelua. Kaikki saavat mahdollisuuden lausua oman mielipiteensä. Johtopäätöksen tekeminen keskustelujen pohjalta on puheenjohtajan tehtävä. Hallitus tekee päätökset, ei puheenjohtaja.
Toimitusjohtajan erottaminen, kun asiat eivät etene
Kun asiat eivät etene, hallitus joutuu kysymään toisiltaan ilman toimitusjohtajaa, mikä on tunne tilanteesta. Yleensä kun sen keskustelun aloittaa, se menee loppuun asti. Taustalla on usein (toimitusjohtajan) kyvyttömyys ja kompetenssien puute.
Kokousten välissä voi käydä keskustelua. Silvennoisen mukaan hän tekee tätä vain tärkeissä asioissa, ei esimerkiksi ennen joka kokousta. Isoissa asioissa on normaalia ottaa etukäteen soittokierros. On kuitenkin käytettävä hyvää harkintaa yhteydenotoissa: mieluummin vähän kuin paljon – mielipiteet kuullaan lähtökohtaisesti kokouksessa.
Puheenjohtajan vaaranpaikat
Mikäli puheenjohtajalta puuttuu kyky itsereflektioon ja hän ei näe omaa toimintaansa kunnolla, on tämä iso vaaranpaikka.
Normaaleja tilanteita (vaaranpaikkoja) puolestaan ovat erittäin ristiriitainen hallitus tai esimerkiksi huonosti menevä bisnes.
Hyvän hallitusjäsenen tärkein ominaisuus on kyky kyseenalaistaa oma ajattelunsa.
Paremmaksi puheenjohtajaksi
Hallitus voi keskustella keskenään, miten puheenjohtajasta tulisi parempi puheenjohtaja. Myös nimitysvaliokunta voi haastatella hallituksen jäsenet, ja näin saadaan tietoa puheenjohtajan onnistumisesta.
Hallituksen itsearvioinnit ovat toimivia, joko itse tai ulkopuolisen konsultin toteuttamana. Samassa yhteydessä hallituksen jäsenet voivat arvioida puheenjohtajan ja puheenjohtaja itsensä.
Tässä nähdään, vastaako puheenjohtajan minäkuva sitä, mitä muut hänestä ajattelevat.
Toimitusjohtajan suoriutumisen arvioinnissa yksi tapa on haastatella johtoryhmän jäsenet. Samalla saa käsityksen johtoryhmän ilmapiiristä.
Sidosryhmädialogissa on oltava varovainen
Sidosryhmädialogia voi tehdä. Sijoittajia ja analyytikkoja voi tavata ja kuunnella. Tärkeän sidosryhmän, esimerkiksi ison asiakkaan, tapaaminen on ´OK´, mutta tulee olla valikoiva ja varovainen.
Hallitus tekee hallituksen työtä ja johto johdon työtä.
Roolit eivät saa mennä sekaisin.
Yrityskulttuurista
Hallitus vaistoaa yrityskulttuurin, kun liikkuu yrityksessä; hallitus voi tutustua yhtiön toimintoihin saadakseen kiinni yrityksen tunnelmasta. Yrityskulttuuria voidaan myös selvittää erilaisin tutkimuksin.
Seuraajasuunnittelua tulee tehdä, vaikkei olisi aikeitakaan vaihtaa toimitusjohtajaa
Palkitsemisvaliokunta on hallituksen tärkein työkalu (valiokunnan nimi tosin on vanhanaikainen ja ´virheellinen´). Seuraajasuunnittelua tulee tehdä ja hyödyntää HR-johtajaa, vaikkei olisi aikeitakaan vaihtaa toimitusjohtajaa.
Hallituksella on oltava näkyvyys johtoryhmän jäseniin. HR-johtaja fasilitoi johtoryhmän seuraajasuunnittelua.
Toimitusjohtaja johtaa yhtiötä
Puheenjohtajan ei tule olla mediassa vaan antaa toimitusjohtajan loistaa. Toimitusjohtaja johtaa yhtiötä, joten puheenjohtajan tulisi olla ulostuloissaan hyvin säännöstelevä. Kriisitilanteissa puheenjohtajan esiintyminen on perusteltua.
Hallituksen ja hallitustyön kehittäminen
Kaikki tulevaisuussuuntautuneet asiat auttavat hallitusta ja hallitustyötä kehittymään.
Puheenjohtaja voi myös laittaa jokaiseen kokoukseen esimerkiksi 15 minuutin asian, joka jollain tavoin opettaa hallitukselle uutta. Tämä käytäntö myös elävöittää kokouksia, ja toimitusjohtaja joutuu olemaan skarppina.
