DIF-aamiaisella 4.2.2025 keskusteltiin Hannes Snellmanin johdolla haastavasta aiheesta: viranomaistutkinta tilanteessa, jossa vahinko on jo sattunut ja asiaa selvitetään yrityksessä samalla, kun se on viranomaisten tutkinnan kohteena ja julkisuudessa. Riidanratkaisuun ja tutkintoihin erikoistuneen Anna-Maria Tammisen (Partner, Hannes Snellman) kanssa keskustelemassa oli Stora Enson lakiasiainjohtaja Micaela Thorström. Tilaisuudessa heitä haastatteli Hannes Snellmanin Managing Associate Matti Tyynysniemi. Yleisö osallistui keskusteluun vilkkaasti jakaen omia kokemuksiaan.
Eri viranomaiset ovat viime vuosina aktiivisesti tutkineet yritysten toiminnassa tapahtuneita ja julkisuuteenkin nousseita vahinkoja, epäselvyyksiä ja väärinkäytöksiä. Viranomaisten määrä on lisääntynyt, ja tutkittavat aihealueet laajentuneet. Viranomaistutkinnoissa yritykselle annettavat vastausajat voivat olla varsin lyhyitä ja osua keskelle lomakautta. Regulatorisen viitekehyksen monimutkaistuessa ja eri viranomaisten saadessa yhä laajempia toimivaltuuksia tutkintatilanteet ovat myös muuttuneet moniulotteisimmiksi.
Keskustelussa nousi esiin hallituksen tutkintatilanteissa kasvava työmäärä. Hallituksen kokousmäärä saattaa nousta 40–50:een. Kasvavaan työmäärään voidaan varautua maksamalla vuotuisen hallituspalkkion lisäksi kokouspalkkioita, jotta merkittävästi kasvava työmäärä tulisi edes osittain korvattua.
Tutkintatapauksiin pitää varautua ennalta, ja niitä on myös syytä harjoitella. Ohjeistuksen tulee olla selkeä ja esimerkiksi varoittaa tietojen poistamisesta. Kaikkien tulee myös ymmärtää, että sähköpostien lisäksi tutkittavaksi voivat tulla myös muut viestimuodot, kuten Teamsin viestikentät ja Whatsapp-viestit, joissa saatetaan viestiä vapaamuotoisemmin unohtaen sen, että nekin voivat päätyä todistusaineistoksi.
Harjoitteluun tulee osallistua myös esimerkiksi yrityksen vastaanottohenkilön, jolla tulee olla ehdoton ohjeistus siitä, kenelle tutkinnasta ilmoitetaan viranomaisen saapuessa yllättäen paikalle. Viestintävastuun tulee olla yhdellä henkilöllä, eikä siitä saa poiketa. Selvittäminen ja viestintä kuuluvat operatiiviselle johdolle, mutta hallitus tulee pitää ajan tasalla tilanteesta, jotta hallitus voi tehokkaasti hoitaa valvontatehtävänsä.
Isot yritykset pystyvät rakentamaan toimivat prosessit ennalta, mutta tutkintatilanteet voivat osua pienemmillekin yhtiöille, joiden resurssit eivät välttämättä riitä tehokkaaseen ennakkovarautumiseen. Kuitenkin perusasiat, kuten viestintävastuu, pitäisi suunnitella ennalta pienemmissäkin yrityksissä.