Kuinka hallitus varmistaa SAP S/4 HANA -projektin onnistumisen?

Heli Valtari, Jyrki Mäki-Kala, Markku Katajisto ja Janne Jakola.

Kesäkauden viimeisessä DIF-webinaarissa 22.6.2021 käsiteltiin PwC:n asiantuntijoiden johdolla teemaa SAP S/4 HANA: Mitä hallituksen tulee tietää, kun projekti on lähdössä liikkeelle?

SAP S/4 HANA on SAP-toiminnanohjausjärjestelmän uusi versio, joka luo liiketoiminnalle uuden digitaalisen alustan. Sen hyötyjä ovat muun muassa vahvempi tietoturva, reaaliaikainen liiketoimintadata, automaatio ja yksinkertaisuus.

PwC:n teknologiapartneri Heli Valtari kertoi aluksi, mistä SAP S/4 HANA -hankkeessa on kyse ja miten siihen tulisi valmistautua. Kyseessä on raskas, monen vuoden projekti, joka ei ole pelkkä teknologiapäivitys vaan koko organisaation läpileikkaava liiketoimintatransformaatio. Noin 80 prosenttia suomalaisista listayhtiöistä käyttää SAP-ratkaisua, mikä tarkoittaa, että käytännössä kaikilla on edessään mittava muutoshanke. Hankkeen valmistelun ja etenemisen seuranta on hallituksen asia.

Onnistuneen SAP-projektin tunnusmerkkejä ovat selkeä visio ja tarkoitus, projektin vaiheistaminen, liiketoiminnan sitoutuminen, selkeät vastuut ja läpinäkyvä raportointi. Yksi keskeinen menestystekijä on tiukka projektipäällikkö, jolla on käytössään riittävät ja osaavat resurssit.

Nesteen talousjohtaja Jyrki Mäki-Kala kertoi kokemustensa pohjalta, kuinka hallituksen tulisi seurata SAP S/4 HANA -hanketta. Neste on tänä keväänä saanut SAP-projektin päätöksen kuuden ja puolen vuoden työn jälkeen, mutta sekään ei helpota jo käynnistynyttä S/4 HANA -ponnistusta. Mäki-Kala painotti projektin onnistumisen tekijöinä johdon ja hallituksen sitoutumista, osaavan partnerin valintaa, riittäviä resursseja ja sisäistä sitoutumista.

Hallituksen on hyvä seurata projektia jokaisessa kokouksessa kiinnittäen huomionsa etenkin viiteen avainasiaan: riskit, scope eli projektiin laajuus, resurssit, kustannukset ja aikataulu. Mäki-Kala kehottaa hallitusta olemaan takertumatta liikaa aikatauluun, sillä projektin laajuuden kasvaessa myös aikataulu muuttuu. Tärkeää on saavuttaa yhtiön liiketoimintaa palveleva lopputulos.

DIFin jäsenen kommenttipuheenvuoron esitti Janne Jakola. Hän kehotti hallitusta pohtimaan, mistä S/4 HANA -projektin liiketoimintahyöty tulee. Olennaista on tunnistaa keskeiset mittarit, joihin projektin tulisi vaikuttaa. Näihin lukeutuvat kovat ja pehmeät hyödyt. Mitä lähemmäksi käyttöönottoa projekti etenee, sen tärkeämpää on liiketoimintajohdon mukanaolo, sillä hanke muuttaa väistämättä toimintamallia. Jakola ehdotti lisäksi, että näinkin mittavalle hankkeelle saattaa olla syytä perustaa erillinen valiokunta sitä valmistelemaan ja seuraamaan.

Tilaisuuden esitysmateriaali ja videotallenne löytyvät DIFin jäsensivujen Videotallenteet-sivulta (vaatii kirjautumisen). Esitysmateriaali löytyy kirjautuneille myös tämän artikkelin jälkeen.