Hallitustyön keskeisiä kysymyksiä on, mihin hallitus käyttää aikansa. Hallituksen on helppo upota raportointiin ja operatiivisiin asioihin.
Harvard Business Review’ssa kerrottiin hiljattain suuryrityksen hallituksesta, joka oli keskustellut tunnin työntekijöiden työsuhdeautojen malleista. Siinäpä aihe, johon jokaisella on mielipide ja halua kertoa se muille! Toinen asia onkin se, edistääkö tuo ajankäyttö DIFin Hyvän hallitustyön kulmakivien ensimmäistä kohtaa, jonka mukaan hallituksen tehtävänä on edistää yhtiön kestävää arvonluontia pitkällä aikavälillä ja sitä tukevaa kulttuuria.
Hallituksen on yhtäältä luotsattava yhtiötä tulevaisuuteen ja toisaalta valvottava toimivaa johtoa ja yhtiön hallintoa.
Hallituksen on yhtäältä luotsattava yhtiötä tulevaisuuteen ja toisaalta valvottava toimivaa johtoa ja yhtiön hallintoa. Raportointivelvoitteiden kasvaessa suurissa yrityksissä tarkastusvaliokunnilla on merkittävä valmisteleva ja syventyvä rooli, joka helpottaa koko hallituksen ajankäyttöpaineita.
Kaikki yritykset voivat hioa kokouskäytäntöjään hyvän ajankäytön suuntaan. Meillä DIFissä hallitus saa ennakkomateriaaleissa raportointiliitteen, johon hallituksen jäsenten odotetaan perehtyvän ennen kokousta ja esittävän siitä tarvittaessa kysymyksiä. Tärkeät asiat ja päätösasiat käydään läpi hallituksen kokouksessa ja toki myös hallituksen jäsenten raportointiliitteestä mahdollisesti nostamat asiat. Tämä on yksi tapa estää hallitusta uppoamasta yhteisiin raporttien lukukinkereihin. Toki myös asialistan yksityiskohtaisella aikatauluttamisella ja asioiden harkitulla käsittelyjärjestyksellä voidaan edistää hallituksen keskittymistä oikeisiin asioihin.
Nyrkkisääntönä saattaa kuulla sanottavan, että hallituksen ajankäytöstä puolet pitää kohdistua tulevaisuuteen. Tämä voikin olla hyvä ohjenuora puheenjohtajille. Toisaalta johtoryhmä saattaa parahtaa, että sen painajainen on hallitus, joka käyttää puolet ajastaan strategiatyöhön.
Strategiatyön tukena on usein moninaisia selvityksiä. Toimitusjohtajille on tuttu tilanne, että hallituksessa joku esittää tietyn asian selvittämistä. Katseet kääntyvät puheenjohtajaan: hänen tulee ymmärtää johdon resurssitilanne ja erilaisten selvitysten aito tarpeellisuus, ennen kuin toimiva johto käyttää viikon toivotun selvityksen tekemiseen. Toisaalta jos selvitystä koskeva maininta jää toiveen varaan, eikä asiasta tehdä päätöstä, toimitusjohtaja voi käyttää harkintaansa sen suhteen, ryhdytäänkö selvitystä tekemään.
Oikea vastaus hallituksen ajankäyttöön ei varmastikaan ole se, että hallituksen pitää käyttää vähemmän aikaa tulevaisuustyöhön, vaan että aika on käytettävä viisaasti teettämättä toimivalla johdolla tarpeettomia selvityksiä.
Teksti on Boardview 1/2025 -lehden pääkirjoitus.
Lisää asiaa samoista aiheista
Tutustu kirjoittajaan
