Tom von Weymarn, DIFin jäsen vuodesta 2004, in Memoriam

Puheenjohtajan fasilitointitaidoista puhutaan ja kirjoitetaan hyvin vähän, vaikka niillä on aivan ratkaiseva vaikutus hallituksen dynamiikkaan, tehokuuteen ja arvonluontiin. Näitä kyvykkyyksiä huomioidaan myös yllättävän vähän, kun nimitetään puheenjohtajia. Fasilitointitaidot ovat joillekin luontaisia mutta kenen tahansa opittavissa, jos tahtoa on, ja ymmärrystä niiden merkityksestä laadukkaassa hallitustyöskentelyssä.

Aihe kiinnosti minun lisäkseni Tom von Weymarnia, joka oli ensimmäinen ammattipuheenjohtajani ja minulle tärkeä mentori ja oppi-isä hallitustyöskentelyssä. Huhtikuussa 2024 tapasimme Musiikkitalossa, sillä olin ehdottanut, että kirjoittaisimme aiheesta yhteisen blogikirjoituksen. Yhteinen kirjoitus ei ehtinyt syntyä, mutta runsaat muistiinpanot keskustelusta ovat tämän tekstin perustana.

Fasilitoiva puheenjohtaja varmistaa, että koko hallituksen viisaus tulee hyödynnettyä.

Tomppa oli hyvä mentori ja opettaja kaikille meille, joille hän opetti hallitustyöskentelyä ja hyvää hallintotapaa vuosien varrella. Mutta seuraamalla hänen työskentelyään hallituskollegana pystyi oppimaan myös hänen fasilitointitaidoistaan. Vahvan liike-elämän kokemuksensa lisäksi hänen poikkeuksellinen kykynsä fasilitoida niin ihmisten välistä keskustelua, viheliäisiä tilanteita kuin yrityksen ja hallituksen prosesseja oli todennäköisesti keskeinen syy siihen, että hänelle annettiin monia painavia puheenjohtajuuksia.

Miksi puheenjohtajan fasilitointikyvyt ovat keskeisiä hyvässä hallitustyöskentelyssä?

Fasilitoiva puheenjohtaja varmistaa, että koko hallituksen viisaus tulee hyödynnettyä, että syntyy yhteistä näkemystä, keskustelut etenevät systemaattisesti ja että syntyy selkeitä päätöksiä. Hän vaikuttaa myös vahvasti ilmapiiriin ja asettaa riman hallituksen työskentelyn laadulle.

Strategiatyössä laadukkaasti fasilitoiva puheenjohtaja saa kaikki OHJ-ketjun toimijat mukaan matkalle ja varmistaa, että tarvittavat keskustelut käydään oikea-aikaisesti ja sopivalla tavalla osallistavasti. Konfliktitilanteissa hänellä on keskeinen rooli moderaattorina ja yhteisymmärryksen synnyttäjänä.

Miten fasilitointitaidot näkyvät hallituksen kokouksessa?

Hyvä kokousfasilitointi on pienestä kiinni – teoista, joilla varmistetaan laadukas, osallistava keskustelu, hyvä ajankäyttö ja selkeät päätökset. Käytännössä tämä tarkoittaa esimerkiksi kierroksia ympäri pöydän, jossa jokainen sanoo tiiviisti oman näkemyksensä, ennen kuin sukelletaan keskusteluun. Tomppa teki näitä kierroksia joka kokouksessa, ja usein hän päätti ne jakamalla oman näkemyksensä – vasta kuunneltuaan muita. On hämmentävää, miten vähän näinkin simppeliä mutta valtavan tehokasta keinoa käytetään.

Hyvä fasilitoiva puheenjohtaja osaa myös summata kuulemaansa, jotta varmistetaan, että kaikki ovat asiasta samaa mieltä. Todella arvokas tapa saada kirkkautta näkemyksiin ja päätöksiin, suuri apu myös kokouksen sihteerille.

Tällainen fasilitointi vaatii kykyä esittää avoimia kysymyksiä, halua kuunnella kaikkia tasavertaisesti sekä malttia odottaa oman näkemyksen jakamista. Näiden taustalla tämä vaatii ihmisnäkemystä, joka perustuu arvostukseen, riippumatta iästä, sukupuolesta tai omistajuuden koosta. Tomppa teki hallitustyöstä tasavertaista. Vaikka olin hallituksen nuorin ja tuorein, koin että minua kuunneltiin yhtä arvostavasti kuin kaikkia muita.

Fasilitointi ulottuu myös hallitushuoneen ulkopuolelle

Melko usein, ja aina jos agendalla oli vaikeampi aihe, Tomppa soitti hallituksen jäsenille etukäteen. Joskus hän kuvasi, millaisia aiheita tai keskusteluja oli tulossa, mutta useimmiten hän halusi kuulla mitä ajattelimme eri asioista tai tilanteista. Uskon, että nämä puhelut johtivat siihen, että hän pystyi valmistautumaan kokouksiin tavalla, joka mahdollisti hyvin laadukkaat kokoukset ja etenemisen myös silloin, kun aihe oli vaikea tai siitä oli monia eri näkemyksiä. Hän kuvasi itse tätä lähestymistapaa näin: ”Jos joku on eri mieltä, on tärkeintä kuunnella ja yrittää ymmärtää. Antaa juuri heille erityisen paljon aikaa ja huomiota. Ei dominoida, eikä yrittää käännyttää. Kun yrittää ymmärtää näkökulmia, voi myös löytää rakentavia ratkaisuja. Näin voi syntyä yhteistä tilannekuvaa ja näkemystä”. Motivaationsa käyttää aikaa näin hän vaikutti saavan asenteestaan, jonka hän kiteytti: ”Maailma on niin kompleksi, että on hyvin vähän totuuksia, vain erilaisia narratiiveja. Totuudella on monet eri kasvot.”

Myös omistajat fasilitoinnin piirissä

Saman vaivan osallistaa ja käydä keskusteluja Tomppa näki omistajien kanssa – yhteisiä keskusteluja, mutta myös yksilökohtaisia, tavoitteena ymmärtää eri tahojen näkemyksiä. Tompalla oli vahva usko toimivan OHJ-ketjun voimaan, ja hän näki puheenjohtajan roolinsa myös koko ketjun fasilitaattorina. Hän uskoi vahvasti myös laadukkaan omistajuuden ja omistajaohjauksen voimaan, ja juttelimme haasteista, jotka syntyvät, kun selkeää omistajaa ei ole, kuten säätiöissä tai yhdistyksissä.

Hallitus yhdessä kollektiivina

Koko hallitus on toimitusjohtajan pomo, oli yksi Tompan periaate. Hän hoiti yhteydenpidon ja neuvottelut toimitusjohtajan kanssa, kuten puheenjohtajan kuuluu, mutta hän näki, että koko hallituksen tulee olla yhtä vahvasti sitoutunut toimitusjohtajan onnistumiseen. Siksi hän otti koko hallituksen mukaan haastattelemaan shortlistattuja kandidaatteja ja korosti useaan otteeseen, miten tärkeää on, että olemme valinnasta kaikki samaa mieltä. Tätä työskentelytapaa olen kaivannut, kun olen joskus löytänyt itseni hyvin toisenlaisista toimitusjohtajan palkkaustilanteista.

Aikaa investoiden, toimitusjohtajan tonttia arvostaen

Tomppa oli siis harvinaisen perehtyvä, omistautunut ja myös ahkera puheenjohtaja. Kaikki tämä työ vaati tietenkin aikaa. Tästä huolimatta hän ei astunut toimitusjohtajan varpaille. Yksi hänen periaatteensa oli, että puheenjohtaja ei koskaan ohita toimitusjohtajaa.

Ensisijaisen tärkeäksi hallituksen puheenjohtajan fasilitointitaidot kasvavat, jos OHJ-ketjussa on sekaannusta tai tulossa on isompia strategisia muutoksia. Tomppa kuvasi tätä niin, että puheenjohtajan tehtävä on varmistaa ensin omistajien yhteinen näkemys strategisesta suunnasta, sitten hallituksen ja lopulta toimitusjohtajan kautta myös operatiivisen johtoryhmän näkemys. Hänellä oli vahva talent management-asenne: hän halusi tutustua tarpeeksi myös yhtiön nouseviin talentteihin, jotta osaisi hahmotta heidän strategisen kyvykkyytensä.

Päätöksiä tehdään prosessina, oli yksi Tompan periaate. Se tarkoitti yleensä, että jos tilanne vain soi, päätöksiä kohti edettiin vaiheittain: eri kokouksissa informoitiin, keskusteltiin ja vasta sitten tehtiin päätöksiä. Tämä mahdollisti perehtymisen, keskustelun, yhteisen näkemyksen muodostamisen ja laadukkaat päätökset. Erityisen arvokasta strategisissa päätöksissä, tai itse strategiatyöskentelyssä.

Pedagoginen aineisto varmistaa laadukkaat päätökset

Usein, kun edessämme oli vaikea tilanne, Tomppa ohjeisti johtoa tai asiantuntijoita valmistelemaan ”pedagogisen” aineiston. En ole koskaan kuullut kenenkään muun tekevän hallituksissa tällaisia tilauksia, mutta usein kaipaan juuri tätä. Keskustelussamme huhtikuussa 2024 hän painotti aineistojen laatua, systemaattisuutta, selkeitä ehdotuksia ja argumentaatiota näiden tueksi. Tällainen pedagoginen aineisto mahdollistaa hallituksen ymmärryksen ja relevantit keskustelut. Hallituksiin ammutaan liian usein laajoja materiaaleja ilman johdon selkeää näkemystä, suositusta tai kysymystä hallitukselle. Tom von Weymarn oli poikkeuksellisen hyvä ja omistautunut hallituksen puheenjohtaja. Todella moni suomalainen hallitustyöskentelijä ja toimitusjohtaja on oppinut häneltä paljon. Olen kiitollinen kaikista opeista, avusta ja ystävyydestä vuosien varrella.