Kriisi kasvattaa myös väärinkäytösriskejä

Väärinkäytöksen osatekijät

Kaikkien taloudellisten väärinkäytösten ymmärtämiseksi on hyvä aloittaa perusasioista – siitä, mikä ajaa ihmisiä vääriin tekoihin. Väärinkäytösten osalta puhutaan aina kolmen osatekijän aktualisoitumisesta samaan aikaan:

• Tekijän yllyke tai paine
• Tekijän kyky perustella teko itselleen
• Tilaisuus väärinkäytöksen tekemiseen

Yllyke tai paine

Tyypillisesti yllyke tai paine on hyvin henkilökohtainen ja esimerkiksi se voi liittyä äkilliseen rahantarpeeseen tai peli- tai huumeriippuvuuteen. Yllyke voi olla myös taloudellisiin kannustinjärjestelmiin liittyvä.

Kyky perustella teko itselleen

Usein väärinkäytös alkaa lainaamisena, ja palautusaikomus voi olla vilpitönkin, jolloin tekijä perustelee tekoaan väliaikaisella tarpeellaan. Perustelut teolle voivat olla moninaisia, mutta sellaiset löytyvät aina.

Yritysten kannalta huomionarvoisin perustelu on yrityskulttuuriin liittyvä: jos hiljaa hyväksytään esimerkiksi löysä rahankäyttö, voi tästä hiljalleen muodostua sopiva perustelu teolle. Henkilö oikeuttaa teon sillä, että ”kaikki muutkin tekevät niin”. Jos tällainen yrityskulttuuri sallitaan, on tiedostettava, että puuttuminen väärinkäytöksiin hankaloituu. Jos asioita katsotaan läpi sormien, ollaan hankalien keskusteluiden äärellä, koska joudutaan punnitsemaan väärintekemisen asteita, jotka aina ovat subjektiivisia.

Tilaisuus väärinkäytöksen tekemiseen

Kolmantena osatekijänä on tilaisuus väärinkäytöksen tekemiseen, mikä on osa-alue, johon työnantajayritys voi parhaiten vaikuttaa. Luotetuimmat henkilöt tekevät tutkimusten mukaan eniten väärinkäytöksiä. Miksi? Koska heillä on siihen paras tilaisuus. He nauttivat luottamusta, heillä on pääsy järjestelmiin, liiketoiminnan ja järjestelmien tuntemus ja mahdollisuus esimiesasemassa vaikuttaa myös muiden työntekijöiden toimintaan. Kun vertaamme esimerkiksi ostoreskontranhoitajan ja talousjohtajan toimenkuvia, ymmärrämme tämän helposti. Työntekijän senioriteetti on tekijä, joka automaattisesti parantaa tilaisuutta väärinkäytöksen tekemiseen.

Kriittistä yritysten kannalta on tunnistaa eri toimintoihin liittyvät väärinkäytösriskit ja pyrkiä ennakoivin kontrollein hallitsemaan näitä. Usein tämä arviointi olisi hyvä suorittaa myös henkilö- ja roolitustasolla.

Koronapandemian vaikutus yllykkeeseen ja kykyyn perustella teko

Viimeaikaiset uutiset todistavat, että koronapandemia on ajanut yrityksiä poikkeustoimiin, äkillisiin lomautuksiin ja palkanleikkauksiin. Monen työntekijän toimeentulo on uhattuna eikä poikkeustilan kestosta osata antaa tarkkoja arvioita. Tällaisessa tilanteessa yllykkeeseen voi vaikuttaa sitä kasvattavasti työntekijän henkilökohtainen tilanne, jossa

• Puskureita pahan päivän varalle ei ole
• Oma henkilökohtainen talous on rakennettu kuukausiansioiden varaan siten, että kulut saadaan juuri katettua
• Elintason ylläpitoa on jo ennen koronakriisiä paikattu kulutusluotoin tai muulla lyhytaikaisella rahoituksella

Kun hyvinä aikoina taloudellisen väärinkäytöksen takaa löytyy usein jonkinlainen riippuvuus, niin heikkenevässä taloudellisessa tilanteessa on hyvä mieltää myös muiden henkilökohtaisten ajureiden kasvava vaikutus.

Edellä esitetyn kautta pääsemme pohtimaan myös tekijän kykyä perustella teko itselleen. Moni voi pyrkiä yhtä lailla selittämään tekoa kriisin kautta. Kysymys oli oman perheen elannon turvaamisesta, kasvojen säilyttämisestä, turvan antamisesta omille läheisille. Voi olla, ettei tekijä miellä tekevänsä mitään väärin. Ja perustelu voi ollakin paljon inhimillisempi ja hyväksyttävämpi, kuin monissa muissa tilanteissa – tekemättä menettelystä kuitenkaan oikeutettua.

Koronapandemian vaikutus tilaisuuksiin, jotka mahdollistavat väärinkäytöksen

Väärinkäytöksiä voidaan ehkäistä ennakolta ja toisaalta pyrkiä paljastamaan teon jo tapahduttua. Ennakoinnissa pyritään estämään teko ja tätä kautta myös suojaamaan työnantajayritystä vahingoilta. Detektiivisissä toimissa teot pyritään havaitsemaan jälkikäteen, kun teko on jo tapahtunut. Tutkimusten mukaan kuitenkin hyvin harva väärinkäytöksen kohteeksi joutunut yritys onnistuu saamaan menettämiään varoja takaisin, vaikka tekijä saataisiin kiinni.

Keskeisiä ennaltaehkäiseviä toimia ovat vaarallisen työyhdistelmän välttäminen, neljän silmän periaate, laskujen kierrätys sekä käyttäjä- ja hyväksymisoikeuksista huolehtiminen. Lisäksi on paikallaan vaatia kirjaustapahtuman todentavan tositteen liittämistä kirjanpitoon, asianmukaisia vendor due diligence -prosesseja, jääväystä päätöksenteossa intressiristiriidan uhatessa sekä tukea muita sisäisiä kontrolleja.

Koronapandemian kaltainen poikkeustilanne horjuttaa yrityksen perusprosesseja henkilöstövaihdosten vuoksi. Työtehtävien siirtoja voidaan tehdä nopealla aikataululla, eikä tehtävien vastaanottajalla välttämättä ole ymmärrystä, mitä häneltä odotetaan. On myös yleistä, ettei kontrollitoimintoja suorittavia henkilöitä ole perehdytetty työnantajan toimesta siten, että he ymmärtäisivät toimintojen merkityksen väärinkäytösriskiin vastaamisen kannalta. Tällöin ennaltaehkäisevät kontrollitoiminnot voivat jäädä näennäisiksi. Asiaa voi korjata kasvattamalla yleistä tietoisuutta väärinkäytösriskeistä ja niihin liittyvien kontrollien merkityksestä.

Detektiivisiä toimenpiteitä ovat muun muassa erilaiset tarkastukset ja täsmäytykset. Nämä käsittävät historiallisen tiedon läpikäyntiä ja analysointia. Usein tarkastelu tapahtuu viiveellä ja työssä on läsnä olennaisuuden käsite, koska kaikkea ei voida käydä läpi. Työntekijöiden väärinkäytökset ovat tyypillisesti etenkin teon alkuvaiheessa määrältään pieniä ja teon jatkuessa summat kasvavat. Väärinkäytösten selvittäminen ei siis useinkaan sovi yhteen olennaisuustarkastelun kanssa. Tärkeämpää on ymmärtää ne vaaran paikat, jotka kussakin yrityksessä vallitsevat – nimenomaan väärinkäytösriskin kannalta.

Tarkemmin hallitustyöskentelyyn syventyvä jatko-osa väärinkäytösriskeistä ilmestyy lähiaikoina.