Toiminnan ketteröittäminen löytyy yhä useamman organisaation strategiasta ja vuosisuunnitelmasta. Kuulostaa hienolta, mutta mitä se oikein tarkoittaa?
Ihmisten kanssa keskustellessa huomaa, että tulkintoja agilesta tai kotoisammin ketterästä on yhtä paljon kuin keskustelukumppaneita. Jonkun mielestä kyseessä on uusi ismi, joka kyllä menee jossain vaiheessa ohi. Toisen mielestä aiheessa ei ole mitään ihmeellistä, koska mehän olemme jo ketteriä. Suurin osa keskustelukumppaneista on kuitenkin aidosti kiinnostuneita, mitä tämä tarkoittaa muualla ja mitä se voisi tarkoittaa meillä ihan käytännössä.
Itse pidän määritelmästä, jonka mukaan ”ketterä on tapa oppia nopeammin itsestämme, asiakkaistamme ja ympäristöstämme”. Yhä arvaamattomammassa ympäristössä organisaatioiden pitää systemaattisesti seurata ja vastata toimintaympäristön ja asiakasodotusten muutoksiin. Tätä vaativaa tehtävää varten on tarpeen ottaa käyttöön täysimääräisesti koko henkilöstön osaaminen ja kyvyt. Tämä puolestaan tarkoittaa usein muutoksia sekä rakenteisiin, toimintatapoihin että organisaation kulttuuriin.
Tiimitason ketteryydestä koko organisaation ketteryyteen
Agile toimintatapana on saanut alkunsa ohjelmistokehityksessä ja teknologiaintensiivisissä organisaatioissa. Kehitystyössä on otettu käyttöön menetelmiä, jotka ovat mahdollistaneet muun muassa useat iteraatiot, suoran asiakaspalautteen ja nopean päätöksenteon. Keskeinen mahdollistaja on kiinteä tiimi, jolla on kaikki työn tekemiseen tarvittava osaaminen.
Tiimitason ketteryys on vielä kohtuullisen suoraviivaista, mutta kun kaikkien tiimien pitäisi toimia yhteen, ollaan astetta monimutkaisempien kysymysten äärellä. Yhteisten tavoitteiden ja läpinäkyvyyden merkitys korostuu. Tarvitaan uusia mekanismeja varmistamaan yhteinen suunta.
Kaikkeen tähän on olemassa hyllykaupalla oppaita ja menetelmistöjä, jotka pohjautuvat jo melko pitkään empiiriseen kokemukseen tuote- ja palvelukehityksessä. Nämä menetelmät ovat kyllä hyviä apuvälineitä, mutta pelkästään niillä ei pitkälle päästä, jos halutaan aidosti ketteröittää koko toimintaa.
Tiimitason ketteryys törmää nopeasti isoissa, vakiintuneissa yrityksissä prosesseihin ja politiikkoihin, jotka rajoittavat toimintaa. Kasvuyrityksissä puolestaan on usein paljonkin yksilö- tai tiimitason ketteryyttä, mutta yhteinen suunta ja kokonaisuuden toimivuus voivat puuttua. Pysyvä muutos edellyttää selkeää kuvaa juuri oman organisaation muutoksen syistä ja tavoitteista.
Jotta kokonaisuus toimii ketterällä tavalla, pitää olla valmis tarkastelemaan uusin silmin yrityksen koko toimintamallia. Yrityksessä täytyy esimerkiksi miettiä:
- Miten olemme organisoituneet?
- Missä päätökset tehdään?
- Miten tuloksia mitataan?
- Mistä ihmisiä palkitaan?
- Millaiset talous- ja HR-prosessit tukevat toimintaa?
Vanhoja tapoja pitää purkaa ja tilalle rakentaa uusia, entistä tarkoituksenmukaisempia tapoja.
Muutos on paitsi uuden luomista myös luopumista
Laajat toimintamallimuutokset eivät ole yksinkertaisia harjoituksia. Asioilla on paljon riippuvuuksia ja riskienhallinnankaan vuoksi kaikkea ei ole järkevää muuttaa kerralla. Tarvitaan siis vaiheistusta.
Lisäksi agile-muutos lähtee filosofiasta, että ihmisten ajattelutapa muuttuu. Ketterässä toimintamallissa ei yritetä kontrolloida ihmisiä, eikä myöskään muutosta voi tehdä käskemällä tai täysin hallitusti.
Suurin osa ihmisistä motivoituu tavoitteellisesta tiimityöstä − siitä, että työn tarkoitus on selkeää, työ on yhdessä priorisoitu ja kokonaisvastuu tekemistä on tiimin yhteinen. Muutoksessa pitää kuitenkin myös luopua asioista, joihin jopa oma identiteetti on voinut rakentua. Yksilö ei enää ole korvaamaton, eikä hänellä ole sellaista tietoa, jota muilla ei ole. Tekemisiä joutuu fokusoimaan tiukemmin ja kukaan ei voi olla mukana kaikessa kiinnostavassa. Myös aiempi asemaan perustuva valta voi laskea.
Tee matkasta arvokas!
Vaikka tällainen kokonaisvaltainen toimintamallin ja kulttuurin muutos ei ole nopea tai kivuton, se palkitsee tekijänsä. Koska kukaan ei ole muutoksessa ulkopuolinen tai vain muutoksen kohteena, kaikkien panosta tarvitaan. Ketterä muutos kannattaa tehdä ketterästi: selkeä tavoite mielessä, pieninä paloina, jatkuvasti iteroiden ja yhdessä oppien. Kokeillaan uusia asioita ja jos joku tapa ei toimi, muutetaan se. Kun lopputulos ei ole tarkasti tiedossa, on tärkeää säilyttää koko ajan läpinäkyvyys työhön ja tuloksiin.
Ketterän toiminnan malleja ja menetelmiä ei kannata vain kopioida muilta, mutta muilta voi kyllä saada inspiraatiota ja oppeja. Myös hyvät valmentajat ovat kullan arvoisia.
Kaikkein tärkeintä ja hyödyllisintä omalla oppimispolullani on ollut se, että ympärillä on ollut erilaisia ihmisiä, joiden kanssa on voinut yhdessä oivaltaa juuri meille sopivat käytännöt.
Ketteröitymisen matka ei koskaan lopu, joten siitä kannattaa tehdä innostava matka!
Kirjoitus on alun perin julkaistu Deloitten blogissa 29.1.2020.
