Kirjoitimme viime viikolla blogitekstin koronapandemian aiheuttaman taloudellisen kriisin vaikutuksesta väärinkäytösriskien kasvuun. Riskit ovat koholla osin organisaatioissa tapahtuvien äkillisten muutosten ja järjestelyiden vuoksi, jolloin kontrollit eivät välttämättä seuraa perässä. Toisaalta myös ihmisten henkilökohtaiseen talouteen heijastuvat vaikutukset voivat kasvattaa väärinkäytöksen riskiä paineen kasvaessa.
Tähän kirjoitukseen kokosimme konkreettisia ajatuksia hallituksen jäsenille, jotta valveutuneisuus väärinkäytösriskeistä heijastuisi tätäkin kautta myös muuhun organisaatioon ja päättäjillä olisi takataskussaan oikeita kysymyksiä esitettäväksi operatiiviselle johdolle.
Budjetteja ja ennusteita päivitetään jatkuvalla muutostarpeella
Kuka laatii budjetin? Kenen oletuksiin luvut perustuvat?
- Historiassa on tiedossa myös tapauksia, joissa kavallus oli useana vuonna sisällytetty mukaan budjettiin. Tyypillisesti tämä on mahdollista, kun sama henkilö laatii budjetin ja huolehtii kirjanpidosta ja talousraportoinnista ja eletään niin sanotusti hyviä aikoja, jolloin kassassa voi olla enemmän ”löysää rahaa”.
- Väärinkäytösriskin kannalta on usein merkityksetöntä verrata toteumaa budjettiin, ellei samalla tiedosteta mahdollisia budjetin laadintaan liittyviä epäkohtia.
- Kun nyörit kiristyvät, myös tämäntyyppinen toiminta hankaloituu. Mikä ennusteissa muuttuu ja mihin muutokset perustuvat?
Talousraportointi ja siitä tehtävät johtopäätökset
Laskusuhdanne tyypillisesti paljastaa myös tapauksia, joissa menestystä on osin vauhditettu kaunistelluilla luvuilla. ”It’s only when the tide goes out that you discover who’s been swimming naked” – Warren Buffet
- Kestävätkö luvut ravistamista? Lähestymiskulmana toimiva on riskialtteimpien tase-erien testaus tuoreimmista luvuista lähtien. Usein testaukseen valikoituvat muun muassa konsernin sisäiset saatavat ja velat, lähipiirisaamiset, myynti- ja muut saamiset sekä rahaliikenne. Ovatko luvut perusteltavissa käytössä olevan taustadokumentaation perusteella?
Onko luvuissa ilmaa?
- Saamisten kuranttius: miten voimakkaasti pandemia vaikuttaa tahoihin, joilta meillä on saamisia? Vuoden vaihteessa tehdyt arvioinnit ovat eittämättä vanhoja ja tilanteen äkillinen muutos edellyttää ajan tasalla pysymistä.
- Kehittämismenoaktivoinnit ja aktivointiedellytysten täyttyminen? Vaikuttaako korona esimerkiksi kehittämisen mahdollisuuksiin ja kehittämistä varten tarvittavan rahoituksen saatavuuteen?
Miten tilanne vaikuttaa osingonjakoon?
- Velvollisuus maksukykyedellytyksen arviointiin korostuu. Muuttuneissa olosuhteissa korostuu osakeyhtiölain asettaman maksukykyedellytyksen arviointi. Omistajavetoisissa yhtiöissä kysymys on sikäli myös värittynyt, että osingonjakopäätöstä on usein tekemässä sama taho, joka vastaa yrityksen operatiivisesta toiminnasta. Tämän tahon henkilökohtainen toimeentulo voi myös olla riippuvainen osingonjakopäätöksestä ja -maksusta. Todistamme nopeasti tilannetta, jossa intressit päätöksenteossa ovat varsin ristiriitaisia. Hallituksen jäsenen roolissa painavimpana päätöksenteon vaikuttimena täytyy olla yhtiön etu.
Onko yrityksessämme koronakriisistä huolimatta ”superstaroja”, jotka näyttäisivät porskuttavan hyvin ja selviävän ongelmitta?
Tämä asia tulee selvemmin näkyviin, kun taloustilanne heikkenee, mutta on relevantti pohdinta yrityksille taloustilanteesta riippumatta.
Onko esimerkiksi myyntialueita, jotka aina ylittävät asetetut tavoitteet? Onko yksittäisiä henkilöitä, jotka vaikuttaisivat aina takaavan tiiminsä menestyksen?
- On hyvä haastaa myös niitä alueita, jotka vertailussa näyttävät pärjäävän hyvin tai erinomaisesti vuodesta toiseen. Mihin menestys perustuu?
- Ymmärrämmekö mekanismit – onko alueilla käytössä menetelmiä, jotka eivät välttämättä kestä tarkastelua? Uskallammeko esittää myös hankalat kysymykset? Kohdennammeko tehokasta tarkastelua alueisiin, joissa tiedämme esimerkiksi lahjonnan ja korruption riskin olevan korkea? Jakaako alue tätä koskevia havaintoja pääkonttorin kanssa? Jos esimerkiksi aiemminkin myyntiä on vauhditettu kielletyin keinoin, oletettavasti heikkenevien myyntinäkymien aikana voitelun tarve ei ainakaan vähene.
- Kuinka itsenäinen asema menestyvän alueen johdolla on? Tutkiiko kyseinen alue itse esimerkiksi mahdolliset väärinkäytösepäilyt tai -ilmoitukset?
- Onko osattu kyseenalaistaa sitä, että itsenäisellä otteella ehkä suojellaankin omaa selustaa ja pyritään estämään tarkastelua kestämättömien menettelytapojen ilmitulo?
Yleisenä periaatteena hallituksen huolellisuusvelvoite tarkoittaa myös sitä, että yrityksen tilanteen kiristyessä hallitukselta edellytetään korostunutta huolellisuutta. Näin voitaneen argumentoida myös koronakriisissä. Riskinotolle on aikansa ja paikkansa, mutta huolellisesti toimiva hallitus perustaa kriisin keskellä päätöksensä harkintaan, varovaisuuteen ja kattavaan dokumentaatioon. Tällöin ollaan huomattavasti selvemmillä vesillä, jos oikeustoimia myöhemmin joudutaan arvioimaan.
