Vaikka kalenteri näyttää vasta joulukuuta, kevään – tai ainakin yhtiökokouskauden – merkkejä on vahvasti ilmassa. Listayhtiöiden neuvottelukunta (LYNK) on nimittäin julkaissut päivityksen suomalaisille pörssiyhtiöille tarkoitetusta yhtiökokouskutsumallista, jossa on huomioitu heinäkuussa voimaan tulleet osakeyhtiölain muutokset etä- ja hybridikokousten järjestämisestä.
Samanaikaisesti uuden kutsumallin kanssa LYNK julkaisi etä- ja hybridikokouksia koskevat yhtiöjärjestyksen mallilausekkeet ja lisäksi päivitetyn ohjeen eräistä pörssiyhtiöiden yhtiökokouksiin liittyvistä menettelytavoista.
Päivitetty pöytäkirjamalli on tarkoitus julkaista myöhemmin.
Kutsumallin päivityksen myötä mallista pitää oikeastaan puhua yksikön sijaan monikossa: entinen kutsumalli on korvattu kolmella uudella, joista yksi on laadittu perinteistä yhtiökokousta (OYL 5:16.1), toinen hybridikokousta (OYL 5:16.2) ja kolmas etäkokousta (OYL 5:16.3) silmällä pitäen.
Päivitetyissä malleissa on huomioitu myös Arvopaperimarkkinayhdistys ry:n 20.10.2021 julkaisema kannanotto hallituksen jäsenten valintamenettelystä.
Vaikka kutsumallit onkin ensisijaisesti tarkoitettu suomalaisille pörssiyhtiöille, niitä on LYNK:n mukaan usein perusteltua käyttää soveltuvin osin myös Nasdaq First North Growth Market Finland -markkinapaikalla listatuissa yhtiöissä. Tällöin tulee toki huomioida, että soveltuvassa sääntelyssä saattaa olla eroja, koska tietyt osakeyhtiölain säännökset koskevat vain pörssiyhtiöitä, eikä First North -markkinapaikalla listatuilla yhtiöillä ole myöskään velvollisuutta noudattaa hallinnointikoodia.
LYNK:n kutsumallit ovat arvokas apu erityisesti tulevana yhtiökokouskautena, kun osakeyhtiölain uusia etäosallistumista koskevia säännöksiä päästään soveltamaan ensimmäistä kertaa.
Kutsun ja muun ohjeistuksen valmistelu on syytä aloittaa mahdollisimman hyvissä ajoin ja laajalla kokoonpanolla.
Yhtiöiden näkökulmasta mallit tarjoavat valmiin lähtökohdan uudessa tilanteessa, eikä jokaisen yhtiön tarvitse lähteä keksimään pyörää uudelleen. Osakkeenomistajien näkökulmasta taas mallit edesauttavat yhtiökokouskutsujen yhtenäisyyttä, mikä on omiaan helpottamaan erityisesti niiden osakkeenomistajien elämää, jotka osallistuvat useiden yhtiöiden yhtiökokouksiin.
Päivitettyjen kutsumallien perusteella on selvää, että jos kokous järjestetään täysin etänä tai jos osakeyhtiölain mukaisia etäosallistumiskeinoja otetaan muuten käyttöön, laajan yhteistyön merkitys kutsun ja muun ohjeistuksen valmistelussa korostuu entisestään. Kutsun ja muun ohjeistuksen valmistelu on syytä aloittaa mahdollisimman hyvissä ajoin ja laajalla kokoonpanolla siten, että mukana on paitsi juridiikan ja viestinnän myös teknisen toteutuksen asiantuntijoita. Etäosallistumista koskevan ohjeistuksen laatimisessa on hyvä kiinnittää erityistä huomiota ohjeistuksen havainnollisuuteen ja ymmärrettävyyteen.
