Yhtiöiden toiminta- ja sääntely-ympäristö on viime vuosien aikana muuttunut yhä vaativammaksi. Esimerkiksi markkinoiden väärinkäyttöasetus (MAR), tietosuojasääntely (GDPR) ja finanssialan lisääntyneet sääntelyvaatimukset ovat olennaisesti vaikuttaneet liiketoimintaympäristöön. EU:n kestävään kehitykseen liittyvä sääntely myös lisää yhtiöiltä vaadittavaa raportointia.
Hallituksen toimenpiteet poikkeaman ilmenemisen yhteydessä
Tieto poikkeamasta tai viranomaistutkinnan alkamisesta voi usein ilmetä yllättäen. Hallituksen näkökulmasta tämä voi edellyttää nopeaa arviota poikkeaman vakavuudesta sekä sen vaikutuksista yhtiöön, henkilöstöön ja liiketoimintaan. Luotettavan kokonaiskuvan muodostaminen on usein haastavaa välittömästi poikkeaman – tai vasta epäillyn poikkeaman – ilmettyä.
Varsin usein viranomaistutkinnan mahdollinen seuraamus on kertaluonteinen eikä annetun tulosohjeistuksen toteutumisen kannalta ongelmallinen. Tutkintaan liittyy kuitenkin usein vaikeammin arvioitavissa olevia seuraamuksia, kuten mahdollinen vahingonkorvausvastuu. Tiedottamisen kannalta myös yhtiön johdon asema, luottamus yhtiön toimintaan sekä sijoittajien, henkilökunnan ja sopimuskumppaneiden näkökulmat ovat keskeisiä.
Järjestäytyminen
Viranomaistutkintoihin tai epäiltyihin poikkeamiin reagoiminen edellyttää hallituksen ja johdon ripeää järjestäytymistä. Operatiivisella johdolla on usein tarvittava substanssiasiantuntemus asian taustojen selvittämiseen joko yhtiön sisäisin voimin tai yhdessä ulkopuolisten neuvonantajien kanssa. Hallitus usein ohjaa omalta osaltaan asiaan liittyvän valmistelun ja selvitystyön tarkastusvaliokuntaan tai ad hoc -komiteaan. Valiokunnilla tulee olla riittävät resurssit ja toimivalta selvittää asiaa tehokkaasti. Tutkinnan ja viranomaisselvitysten yhteydessä on tärkeää varmistaa, ettei asian käsittelyssä ilmene eturistiriitoja.
Viranomaisyhteistyö ja vastineet
Asiallinen yhteistyö viranomaisten kanssa on luonnollisesti peruslähtökohta tutkintojen yhteydessä.
Yrityksen näkökulmasta poikkeamien nopea selvittäminen ja mahdollisten virheiden välitön korjaaminen olisi miltei aina paras lopputulos.
Haasteena on kuitenkin se, että poikkeamien ilmenemisellä viranomaistutkinnan yhteydessä voi olla hyvinkin kielteinen vaikutus liiketoimintaan. Lisäksi viranomaisprosessien pitkä kesto vaikuttaa yrityksen ja sen johdon toimintaedellytyksiin kielteisesti.
Viranomaisten selvityspyyntöihin on syytä aina vastata huolellisesti, ja niihin on suhtauduttava vakavasti ensimmäisestä yhteydenotosta lähtien. Puutteelliset tai ylimalkaiset vastineet johtavat usein vähintään jatkoselvityksiin. Hyvin perustellut vastineet monesti taas edesauttavat sitä, että asiaan saadaan selvyys ripeästi eikä pidempiin lisäselvityksiin ole tarvetta.
Prosessin hallinta
Viranomaistutkinnat voivat olla pitkäkestoisia ulottuen esiselvityksistä useamman asteen tuomioistuinkäsittelyihin. Selvitysten aktiivinen ja säännöllinen seuraaminen on tähdellistä riskinhallinnan ja tiedottamisen näkökulmasta. Prosessin tehokas hallinta on tärkeää, jotta tutkinta mahdollisimman vähän haittaa liiketoimintaa. Usein yritysten lakiasiainosastoilla ja ad hoc – tai tarkastusvaliokunnilla on tärkeä rooli asian hoitamisessa niin, että muu organisaatio voi keskittyä yrityksen liiketoimintaan.
Ennakollinen työ – toiminnan asianmukainen järjestäminen
Hallitus vastaa osakeyhtiölain nojalla yhtiön toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä. Yhtiöllä tulee olla sen toimintaan mitoitettu, hallitustasolla vahvistettu selkeä hallintojärjestelmä ja vastuunjako, jota arvioidaan ja tarvittaessa päivitetään säännöllisesti sekä täydennetään sisäisellä ohjeistuksella.
Hallituksen edellytetään toimivan aktiivisesti johdon toiminnan valvojana.
Usein on luontevaa, että hallitus asettaa puitteita päätöksenteolle, mutta ei osallistu yksittäisiin päätöksiin. Hallituksella on kuitenkin oltava mekanismi sen varmistamiseksi, että päätökset tehdään annetuissa puitteissa, raportointia edellytetään ja siihen reagoidaan. Jos toiminnassa on ilmennyt poikkeama, viranomaistutkinnassa kyseenalaistetaan usein ensimmäiseksi, ovatko toiminnot ja niiden valvonta olleet asianmukaisesti järjestetty.
Lopuksi
Compliancen merkitys on kasvanut erityisesti yrityksissä, joiden toiminnot tai toimitusketjut ovat kansainvälisiä. Lukuisat paikalliset ja keskenään ristiriitaiset säännökset lisäävät sääntöjenmukaisuuden varmistamisen haasteellisuutta. Myös compliancen luonne on hallituksen agendalla muuttunut olennaiseksi osaksi menestyvän yhtiön liike- toimintaa. Hyvin järjestetty compliance-toiminto on parhaimmillaan erinomainen työkalu uuden sääntelyn ja sen mukaisten toimintatapojen jalkauttamiseksi osaksi eettistä ja arvopohjaltaan kestävää liiketoimintaa. Compliance-toiminta on lähtökohtaisesti ennakoivaa ja kohdistuu luonnollisesti yritysetiikan ja sääntelyn noudattamiseen ja toimiohjeiden kouluttamiseen – mutta funktiolla on rooli myös poikkeamien ja viranomaisselvitysten yhteydessä.
Liiketoiminnan mahdollisuuksien lisäksi sääntöjen noudattaminen on – myös maineriskin ja muiden välillisten vaikutusten vuoksi – huomattavasti kustannustehokkaampaa kuin niiden noudattamatta jättäminen: “If you think compliance is expensive, try non-compliance”.
Artikkeli on tiivistelmä Boardview 1/2023 -lehdessä julkaistusta artikkelista.
