Digitalisaation lupaukset tuottavuudesta, tehokkuudesta, luotettavuudesta ja yhteisestä ajasta etenevät välillä tuskallisen hitaasti. Raahaamme analogiaa, sähköistä ja älykästä rinnakkain. Pahimmillaan iso porukka istuu samassa huoneessa tuijottaen jokainen omaa tietokonetta. Investoinnit on tehty tiloihin, matkoihin, parkkipaikkoihin, autoihin tai vastaaviin, tietokoneisiin, yhteyksiin, ohjelmistoihin ja niin edelleen. Silti istutaan yhdessä ja ryhmätyö on tehotonta.
Kulttuuri ja johtaminen etenevät paljon työkaluja hitaammin. Osasyynsä on myyjissäkin. Myymme muun muassa pilveä ja pilviratkaisuja analogisen ajan sankareille. Etätyöstä ja työkaluista on puhuttu kaksi vuosikymmentä. Myymme ohjelmistoja, vaikka hyöty ja haaste asuvat käyttäytymisen muutoksessa.
Viime vuosina monessakin työryhmässä tai -yhteisössä on valuttu tilanteeseen, jossa useita kanavia soljuu rinnakkain. Sähköpostit, WhatApp-ryhmät tai Slack edistävät työntekoamme näennäisesti. Silti tietoa, työtä ja edistymistä on vaikea seurata ja johtaa kokonaisuutena.
Teams yllättää näppäryydellään
Kun puhutaan tietotyöstä, kuten hallitustyöskentelystä, työ rakentuu:
- järjestelmistä nousevasta tiedosta
- suunnitelmista ja hankkeista
- kalenteroiduista kohtaamisista
- kommunikaatioalustasta tai tilasta, jossa kohtaavat osittain samat ja välillä eri henkilöt.
Työ kulkee siis tavoitteiden kautta suunnitelmissa, hankkeissa, niiden alla olevissa projekteissa ja kohtaamisissa syntyvissä päätöksissä, jotka muuttuvat pöytäkirjoiksi ja muiksi dokumenteiksi.
Monessa organisaatiossa on erikseen ryhmiä keskusteluun, järjestelmiä dokumenteille sekä sähköposti- ja kalenterointijärjestelmä. Teams yllättää näppärästi yhdistävällä hanke-projekti-työryhmä-dokumentti-kalenteri-kutsut-notifikaatiot-kommunikaatio-prosessilla. Käytännössä siis itselläni kalenteri kertoo, mihin työryhmään tulee milloinkin liittyä. Dokumentit muodostavat lokikirjaa ja kommentit keskustelua. Tieto on haettavissa ja kronologisessa järjestelmässä. Projekteihin on helppo liittää ulkopuolisia verkostomaisesti mukaan.
Alusta on niin hyvä ja kypsä, että se parantaa esimerkiksi hallitustyöskentelyä, tavoitteellista toimintaa, ryhmätyöskentelyä sekä omaa ajan- ja elämänhallintaa.
Sanoisin, että yllättävän hyvä, ja vieläpä yhtiöltä, jonka suurimpiin faneihin en ole kuulunut Dynamicsia lukuun ottamatta.
Toimin tällä hetkellä noin viidessä eri yhteisössä eri rooleissa. Sanoisin pitkällä kokemuksella muun muassa Googlen parissa, että ainakin isomman yhteisön ja useampien hankkeiden, projektien ja kohtaamisten maailmassa Teams on vihdoin alusta, joka vie tuottavuutta, tehokkuutta, ajankäyttöä ja yhteistä tekemistä eteenpäin. Vahva suositus ja ideana on oma yhteisö, jossa Teams-käyttäjät voisivat vinkata toisilleen hyviä tapoja. Tie tähtiin on auki, mitä kaikkea mikkisofta saakaan portfoliollaan aikaiseksi.
Ja lopuksi, puhukaa enemmän muutoksesta ja vähemmän ratkaisuista.
Hyvä Ville, tarpeeksi lyhyt ja tiivis, jotta asiasta ehtii omaksua sen ytimen.