Edellisen yhtiökokouskauden jälkeen monessa listayhtiössä varmasti uskottiin ja toivottiin, että seuraavaa varsinaista yhtiökokousta päästäisiin valmistelemaan perinteisin tai ainakin lähes perinteisin menoin. Korvissa saattoi jo kuulua suuressa salissa kaikuva puheensorina ennen kokouksen alkua, puheenjohtajan nuijan kopautus kokouksen aikana tai lusikan kilinä kahvikuppia vasten kokouksen jälkeisillä kahveilla.
Viime viikkojen koronatilanteen kehityksen perusteella vaikuttaa siltä, että moiset suunnitelmat on syytä vähintäänkin varautua panemaan pöytälaatikkoon odottamaan taas seuraavaa vuotta.
Vaikka aluehallintovirasto linjasikin maaliskuussa, että kokoontumisrajoitukset eivät lähtökohtaisesti koske yhtiökokouksia, on selvää, että kokousten järjestäminen terveysturvallisesti on yhtiöiden prioriteettilistalla korkealla.
Pörssi- ja First North -yhtiöillä on myös ensi kevään aikana mahdollisuus järjestää yhtiökokouksensa väliaikaisen lain turvin siten, että osakkeenomistajilla ei ole oikeutta osallistua kokoukseen kokouspaikalla. Osallistuminen tapahtuu tällöin joko asiamiehen välityksellä tai postin, tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla.
Yli puolet yhtiöistä hyödynsi kokouksen järjestämisessä ennakko-osallistumista
Kahden edellisen yhtiökokouskauden aikana väliaikaisen lain suomia mahdollisuuksia on käytetty ahkerasti. Tämänvuotinen yhtiökokouskausi oli ensimmäinen, jolloin väliaikainen laki oli voimassa koko kauden ajan, mikä näkyi selvästi lakiin perustuvien menettelyjen suosiossa.
Oikeusministeriön selvityksen mukaan hieman yli puolet listayhtiöistä järjesti yhtiökokouksen, joka perustui pelkkään ennakko-osallistumiseen, ja noin kolmasosa järjesti yhtiökokouksen, joka perustui ennakko-osallistumiseen mutta jota oli mahdollista seurata suoralla videoyhteydellä. Yksi pörssiyhtiö järjesti kokouksen, johon oli mahdollista osallistua etänä reaaliaikaisesti. Yhteyttä osakkeenomistajiin pyrittiin pitämään yllä muun muassa yhtiökokouksesta erillisillä, vapaamuotoisilla keskustelutilaisuuksilla.
Kokemukset väliaikaisen lain mukaisista kokouksista ovat monelta osin positiivisia, ja odotettavissa lienee, että moni listayhtiö pitää edelleen pelkkään ennakko-osallistumiseen perustuvaa kokousta varmimpana vaihtoehtona viedä yhtiökokous läpi terveysturvallisesti ja ennakoitavasti.
Ennakkoäänestäminen asettaa omat haasteensa
Pelkkään ennakko-osallistumiseen perustuvan kokouksen yhteydessä joudutaan monesti pohtimaan omanlaisiaan kysymyksiä, jotka liittyvät usein nimenomaan ennakkoäänestämiseen.
Mielenkiintoisia pohdintoja on herännyt esimerkiksi vähemmistöosinkoa koskevan äänestyksen toteuttamisesta tai siitä edellytyksestä, että kaikkia päätösehdotuksia – myös hallituksen valintaa koskevaa ehdotusta – on voitava vastustaa ilman vastaehdotusta. Vielä ei ole kuitenkaan tietääksemme jouduttu tilanteeseen, jossa esimerkiksi hallituksen valintaa koskeva ehdotus olisi äänestetty kumoon ilman vastaehdotusta.
Järjestämistavasta huolimatta selkeä viestintä on tärkeää
Yhtiökokouksen valmistelemisessa pätevät edelleen viimevuotiset neuvot. Erityisesti listayhtiöissä ei ole välttämättä järkevää lukittautua niin sanotun perinteisen kokouksen järjestämiseen ainakaan ainoana vaihtoehtona. Jos paikan päällä tapahtuvaa osallistumista halutaan harkita, koronatilanteen kehittymistä on hyvä seurata ja vaihtoehdot pitää avoinna niin pitkään kuin käytännössä mahdollista. Kun lopullinen valinta on tehty, osakkeenomistajille on viestittävä selkeästi, miten kokoukseen osallistuminen tai sen seuraaminen on mahdollista ja mitä muita vaihtoehtoja osakkeenomistajilla mahdollisesti on käytettävissään vuorovaikutukseen yhtiön johdon kanssa.
Nähtäväksi jää, onko edessämme kolmas kausi yhtiökokouksia, joissa poikkeus muodostaa pääsäännön, ja toisaalta, miltä näyttää normaali, johon sen jälkeen mahdollisesti siirrytään. Jälkimmäisestä antaa viitteitä oikeusministeriön asettaman työryhmän mietintö, jossa ehdotetaan helpotuksia etä- ja hybridikokousten järjestämiseen.
Kirjoitus on alun perin julkaistu Castrén & Snellmanin blogissa 29.11.2021.
