EY:n 24.11. järjestämän DIF-tilaisuuden ”Tarkastusvaliokunta ja moderni sisäinen tarkastus” aiheeseen johdatteli Juuso Saarnikko (Director, EY), joka toimi myös paneelikeskustelun moderaattorina yhdessä Heikki Ilkan (Partner) kanssa. Panelisteina olivat: Hillevi Mannonen (tarkastusvaliokunnan puheenjohtaja, Helen), Pia Aaltonen-Forsell (CFO, Outokumpu Oyj ja tarkastusvaliokunnan puheenjohtaja, Uponor) sekä Ilkka Salonen (tarkastusvaliokunnan puheenjohtaja, Metsä Group). DIFin jäsenen kommenttipuheenvuoron piti Päivi Pesola.
Toimintaympäristö asettaa uudenlaisia haasteita
Miten sisäisen tarkastuksen voi toteuttaa nykyään lisäarvoa tuottavasti? Mitä haasteita ja kehittämiskohteita sisäinen tarkastus funktiona kohtaa? Mihin sisäisessä tarkastuksessa tulisi keskittyä, jotta se pysyisi relevanttina toimintona? Näillä kysymyksillä aloitti puheenvuoronsa Juuso Saarnikko.
Nykyiseen toimintaympäristöön liittyy monenlaisia, eri suunnilta tulevia, pieniä ja laajempia, sisäisiä ja ulkoisia riskejä. Kolmansiin osapuoliin liittyvät riskit ja paine vastuullisuuteen asettavat omat uhkansa, samoin kansainvälinen kauppa. Dataan ja teknologiaan liittyy merkittäviä riskejä; kyberuhat ja pilvipalvelujen laajentuminen ovat tätä päivää. Riskit voivat olla niin strategisia kuin operatiivisia, sekä taloudellisia että esimerkiksi raportointiin liittyviä. Nämä kaikki asettavat sisäiselle tarkastukselle uudenlaisia haasteita ja tarpeita. Kuinka sisäinen tarkastus voi ottaa haltuun näin laajan alueen? Kuinka suoriutua valvontatehtävästä ja samalla tukea johtoa, tarkastusvaliokuntaa ja hallitusta parhaalla mahdollisella tavalla?
Sisäinen tarkastus toimintona kehittyy – ja sen on kehityttävä
Toimintona sisäinen tarkastus voidaan jakaa kolmeen elementtiin: toimintamalli, teknologia ja osaaminen. Toimintamalliin liittyvät kysymykset esimerkiksi toiminnan ketteryydestä. Teknologia sisältää tarkastuksessa hyödynnettävän teknologian, jolla sekä tehostetaan että kehitetään omaa toimintaa. Osaaminen on puolestaan keskeistä, kun haetaan dynaamista, tarkastusteemaan sopivaa, tarkoituksenmukaista ja lisäarvoa tuottavaa tarkastusta.
Tyypillisesti sisäinen tarkastus on keskittynyt perinteisten prosessien tarkastukseen. Se on ollut luonteeltaan varmentavaa ja taaksepäin katsovaa, väärinkäytöksiä ja virheitä tutkivaa. Tarkastusta on voitu hoitaa sisäisesti tai ulkoisesti.
Tarkastustoimintaa on tehostettu ja tullaan tulevaisuudessa tehostamaan yhä enemmän edistyksellisellä prosessilouhinnalla, analytiikalla ja automatiikalla. Tarvitaan laaja-alaisia asiantuntijoita, mutta toisaalta syvällistä erityisasiantuntijuutta, jota haetaan yhä enemmän organisaation ulkopuolisista tarkastajista (guest auditors). Perustehtävän ja teemallisten tarkastusten lisäksi tarkastusta tuetaan enenevässä määrin yksittäisiä tilanteita koskevilla, tarvittaessa toteutettavilla erityistarkastuksilla.
Kohti lisäarvoa tuottavaa tarkastustoimintaa
Pysyäkseen relevanttina tarkastuksen on tuotettava merkittävää lisäarvoa liiketoiminnan kehittämisen näkökulmasta. Tarvitaan liiketoimintakumppanuutta, jolla tuetaan niin hallitusta, tarkastusvaliokuntaa kuin toimivaa johtoa. Jatkossa on myös keskeistä brändätä tarkastusta siten, että se on uravaihtoehtona kiinnostava ja mahdollistaa asiantuntijana kehittymisen. Tarkastusfunktio on vain yhtä hyvä kuin sen ydintiimi.
Kuvissa Juuso Saarnikko (ylhäällä) alustaa aiheeseen ja Heikki Ilkka avaa paneelikeskustelua.
Ison kuvan hahmotusta, priorisointia ja tehokkuutta
Paneelikeskustelussa lähdettiin liikkeelle sisäisen tarkastuksen prosesseista. Työtä on aina enemmän kuin voi tehdä – on priorisoitava kaikkein olennaisimpaan ja toimittava tehokkaasti. On hahmotettava, mitkä ovat ne isot kysymykset, joihin liittyvät merkittävimmät riskit ja joita on nyt katsottava. Fokus on pidettävä, sillä valvottavia toimintoja on todella paljon ja niiden osalta voidaan toteuttaa hyvin yksityiskohtaista raportointia.
Tarkastussuunnitelma auttaa tarkastuskohteiden ja painotusten huomioimisessa sekä ajan ja resurssien allokoimisessa. Keskeinen ajatus tulisi olla, että kaikesta olisi oltava hyötyä liiketoiminnan kehittämisen ja tehokkuuden näkökulmasta.
Sisäinen tarkastus vaatii yhä laajempaa riskien hahmotuskykyä. Toisaalta vaaditaan syvällistä erityisosaamista tietyistä teemoista. Tämä johtaa siihen, että yhä harvempi pystyy tekemään sisäistä tarkastusta omin resurssein.
Sisäisessä tarkastuksessa tehokkuus on yksi ydinkysymyksiä. Tarkastusvaliokuntien tulisikin miettiä, miten prosesseja voidaan tehostaa: mitä vaaditaan teknologiamielessä, jotta sisäistä tarkastusta voidaan kehittää?
On mietittävä, kuinka tarkastuksen aikana tulevia ehdotuksia käsitellään tarkastuksen aikana sekä sen jälkeen ja kuinka toimeenpanoa seurataan. On myös hahmotettava kokonaisuus ja pohdittava tarkastussuunnitelmia tasapainoisen kokonaisuuden näkökulmasta. Tarkastusvaliokunnalla on merkittävä rooli toiminnan kehittämisessä.
Toimitusjohtajan rooli on keskeinen
Tarkastusfunktion mieltäminen konsulttityyppisenä, kehittävänä funktiona on haastavaa, kun tarkastajien kanssa ollaan opittu ”käymään läpi matkalaskuja pelko puserossa”. Enää ei tarkasteta, että prosessit sujuvat, vaan tulisi luoda liiketoimintahyötyä. On kuitenkin muistettava säilyttää tarkastuksen perusfunktio (compliance) ja ”epäily ja kiinnostus, että kaikki ei ole kunnossa” perusominaisuutena.
Muutoksessa toimitusjohtajalla on keskeinen rooli. Hän määrittelee, kuinka sisäiseen tarkastukseen suhtaudutaan, kuinka tärkeä rooli sisäisellä tarkastuksella on ja kuinka syvälle päästään. Toimitusjohtaja antaa pieniä signaaleja ja ilmentää asioita päivittäisessä johtamisessa. Jos johto näkee sisäisen tarkastuksen lisäarvoa tuottavana, yrityksen sisällä on koko ajan ”pieni porina” ja tiedon virta sisäiseen tarkastukseen on valtava. Yrityskulttuurista riippuu, tuleeko tämä ´porina´ tarkastusvaliokuntaan asti.
Tarkastusvaliokunnalla on roolinsa peräänkuuluttaa toimitusjohtajalta tiettyjen asioiden huomiointia. Siirtymässä kontrollifunktiosta lisäarvon tuottamiseen keskeistä on kärsivällinen luottamuksellinen ilmapiiri. Tarkastus on kriittistä, mutta hyvässä hengessä ja yhteisellä tavoitteella tapahtuvaa toimintaa.
Toimitusjohtaja ja johtoryhmä tuntevat toiminnan ja ne kohdat, joita tarkastaa ja jotka vaativat kuntoon laittamista. Sisäisen tarkastajan ja toimivan johdon välillä tulisi olla dialogi. Jos tarkastus menee liian monimutkaiseksi, tähän tulisi tarttua. Tarkastusvaliokunta ja sen puheenjohtaja tuovat keskusteluun strategista ja toimintaympäristön näkökulmaa: mitå tulisi priorisoida, nostaa pöydälle ja käydä läpi. Hallituksessa ollaan puolestaan kauempana operatiivisesta toiminnasta.
Keskusteluissa puhututti myös sisäisen tarkastajan itsenäisyys: ääripäissä ovat täysin riippumaton tarkastaja ja tarkastaja, joka on aktiivisesti tekemisessä mukana alusta asti. Miten varmistetaan riippumattomuus, jos keskitytään liikaa kehittämisfunktioon? Missä asioissa sisäinen tarkastaja voisi puolestaan ottaa aktiivisemman roolin riippumattomuuden vaarantumatta?
Tarkastusvaliokuntatyön haasteet ja uudet tuulet
Haasteita riittää niin tarkastustyön saralla kuin rekrytoinnissa. Miten löytää ihmisiä, joita työ inspiroi ja joilta löytyy myös liiketoimintaosaamista? Jotka haluavat kehittää alaa ja uudistaa, ei vain korjata olemassa olevaa?
Tarkastusvaliokuntatyö vaatii paljon aikaa ja sitoutumista. Valiokuntiin tarvitaan monipuolista osaamista, sillä sen toiminta on riippuvainen kokoonpanosta, mukana olevien ihmisten kokemuksesta ja taustasta. Valiokunnan kokoonpano lähtee hallituksen kokoonpanosta: ketkä ovat hallituksen näkemyksen mukaan oikeita ihmisiä valiokuntaan.
Haastamista ja tukemista – kuinka sisäisessä tarkastuksessa onnistutaan?
Lopuksi DIFin jäsenen puheenvuoron piti ja näkemyksensä päivän aiheeseen antoi Päivi Pesola.
Aivan kuten hallitus tukee ja haastaa toimivaa johtoa, valiokunnan tulisi tukea ja haastaa sisäistä tarkastusta. Tarvittaessa valiokunnan tulisi myös haastaa toimivaa johtoa, jos toimenpiteisiin ei ryhdytä. Toiminnan kehittämisen tulisi olla johdonmukaista ja tarkoituksenmukaista.
Kun tehdään tarkastussuunnitelmaa, on valiokunnalla hyvä hetki kommentoida suunnitelmaa taustansa ja osaamisensa perusteella. Valiokunta sparraa tarkastajia ja luo motivaatiota tarkastustiimiin. Olennaista on varmistaa riittävät resurssit sekä sisäisten tarkastajien riippumattomuus. On myös mietittävä, miten paljon asioita käsitellään tarkastusvaliokunnassa, entäpä hallituksessa.
Kuinka sisäisessä tarkastuksessa sitten onnistutaan? Onnistumisen kannalta ratkaisevia tekijöitä ovat johdon, erityisesti toimitusjohtajan, tuki ja sitoutuminen, tasapaino compliancen ja konsultoivan otteen välillä sekä tiimin senioriteetti ja tekninen ammattitaito.
Hyvä tulos syntyy yhteistyöllä ja rakentavalla otteella ymmärtäen, että kaikilla on yhteinen tavoite.
Kuvassa Päivi Pesola antamassa DIFin jäsenen loppupuheenvuoroa.
Tilaisuuden esitysmateriaali on DIFin jäsenten katsottavissa ohessa. Pääsy materiaaliin edellyttää kirjautumisen.
