Rehellisyys maan perii – itsereflektiolla* parempiin tuloksiin

Hallituksen itsearvioinnista ollaan montaa mieltä. Taannoin, tai oikeastaan ihan muutama päivä sitten, esitin kysymyksen itsearvioinnin merkityksestä suuren eläkeyhtiön sijoitusjohtajalle. Hänen suhtautumisensa itsearvioinnin hyötyyn oli epäilevä, ellei peräti huvittunut. Johtaja perusteli käsitystään sanomalla, että asteikolla 1–5 hallitukset tuntuvat päätyvän vuodesta toiseen arviossaan 4.2:een tai niille nurkille. Hän ei selvästikään kokenut hallitusten kykenevän arvioimaan omaa työskentelyään objektiivisesti.

Mitä tämä kertoo suomalaisen hallituksen kyvystä analyyttisesti pohdiskella omaa kyvykkyyttään, toimintatapojaan, puheenjohtajansa ja toimitusjohtajansa toimintaa ja omaa vaikuttavuuttaan?

Helppo vastata, että tämä on seurausta vanhasta viisaudesta, ettei keikuteta venettä. Ainakaan silloin, kun itse istuu siinä.

Toinen näkökulma on, että mikä on sellaisen hallituksen tai sen jäsenen arvo, joka ei tässä tilanteessa ole valmis laittamaan itseään likoon. Eikö sekin kerro jotain hallituksesta ja sen päätöksentekokyvystä?

Eräs samaan tilaisuuteen osallistunut hallitusammattilainen kertoi uransa alkuaikoina saaneensa kriittistä palautetta hallituksen puheenjohtajaltaan käytettyään 1–5 asteikkoa kokonaisuudessaan: ”Mitä varten annoit niin huonoja arvioita?” Kannattaa mainita, että tämäkin arvio tehtiin kertojan mukaan nimettömänä. Kertonee enemmän tämän yksittäisen yrityksen yrityskulttuurista ja hallituksen puheenjohtajasta kuin itse asiasta. Toivottavasti tästä taudista on tervehdytty.

Tunnistan eläkeyhtiön sijoitusjohtajan kokemuksen – mutta en sen perusteella lyttäisi arviointi-instituutiota. Näen itsearvioinnissa monia hyviä puolia. Nostan tässä esiin ainakin seuraavat:

Kattavassa itsearviossa hallitus arvioi niin omaa kuin puheenjohtajansa että toimitusjohtajansa työskentelyä. Hyvin laaditussa kyselyssä paneudutaan muun muassa seuraaviin kokonaisuuksiin:

Hallituksen kokoonpano

Mitkä ovat tärkeimpiä osaamisalueita ja taitoja, joita hallituksen jäseneltä vaaditaan? Miten nykyisen hallituksen kokoonpano vastaa näitä vaatimuksia? Ja miten hallituksen kokoonpanoa voisi parantaa?

Hallituksen kokoonpanon osalta tärkein on viimeinen kohta – jota ei pisteytetä, vaan siihen jokainen vastaa nimettömänä ja kertoo näkemyksensä. Kokemukseni on, että tästä syntyy hyvää palautekeskustelua hallituksessa: Mitä osaamista ja taitoa me hallituksena kaipaamme lisää? Vaikuttavatko nämä arviot hallituksemme kokoonpanoon? Viesti omistajille on selkeä.

Hallituksen tehtävät

Tämä sarja kysymyksiä liittyy hallituksen rooliin ja tehtävien määrittelyn selkeyteen. Osio päättyy tyypillisesti vapaaseen vastauskenttään: ”Mihin tehtäviin hallituksen tulisi erityisesti keskittyä pitkällä tähtäimellä?” Tämäkin synnyttää monipuolista keskustelua, kun vastaukset on annettu nimettöminä – vaikka monasti selkeästi tunnistettavien henkilöiden mielipiteinä.

Kokousvalmistelut, kokousten toteutus ja päätösten teko

Nämä osiot liittyvät välillisesti vastuuhenkilöiden, niin puheenjohtajan kuin toimitusjohtajan, rooleihin. Yksilöidyissä kysymyksissä paneudutaan hallituksen jäsenten tasavertaiseen osallistamiseen, johdon haastamiseen, keskusteluun ja erityisesti eriävien mielipiteiden esittämisen rohkaisuun, hallituksen agendan johdonmukaisuuteen ja ajankohtaisuuteen sekä pidemmän aikavälin strategian käsittelyyn. Näissäkin osioissa parhaat keskustelut syntyvät nimettöminä tehdyistä parannusehdotuksista tai avoimista kysymyksistä: Mitä, miten, milloin?

Rooliarviot niin toimitusjohtajan kuin hallituksen puheenjohtajan työstä

Näihin kohtiin vastaaminen voi tuntua kiusalliselta. Mutta vain niin kauan kuin niiden kohteet eivät kannusta olemaan avoimia. Aito keskustelu yksittäisten hallituksen jäsenten kokemuksista on silmiä avaavaa kokeneellekin puheenjohtajalle.

Kenellä sitten on vastuu

Väittäisin, että hallituksen itsearvioinnin tuloksellisuus on kiinni puheenjohtajasta. Puheenjohtaja, joka keskusteluttaa hallitustaan kustakin asiakohdasta ja näkyvästi huomioi tehdyt muutosehdotukset, ansaitsee hallituksen luottamuksen. Vaikka osa kriittisistä arvioista olisikin hänen toimintaansa liittyvää.

Omistajat itsearvioinnin vastaanottajina

Tärkeää on, että hallituksen itsearvioinnin yhteenveto käydään läpi omistajien edustajien kanssa – näin heille jää hyvä käsitys, miten hallituksen dynamiikka toimii, miten yksittäiset hallituksen jäsenet kokevat tulevansa kuulluiksi, missä on hallituksen toiminnan pääpaino ja kuinka päätöksiä valmistellaan, tehdään ja toteutetaan.

Lopuksi

Sijoitusjohtaja on monella tapaa oikeassa. Jos kommunikointi hallituksen kesken ei ole vapaata, myöskään itsearvioinnin osalta, niin tulosten luotettavuus kärsii.

Vaarana on, että vastaava ilmiö toimintatavoissa kertautuu organisaatiossa alaspäin.

Ja nyt käsi sydämellä – oliko tästä iloa – asteikolla 1–5?

*”Itsereflektio on ihmisen tärkein taito.” – Tenzin Wangyal Rinpoch, kansainvälisesti tunnettu kouluttaja ja lama