Vain pieni osa pörssiyhtiöistä ehti pitää tämänvuotisen varsinaisen yhtiökokouksensa ennen kuin koronavirusepidemia pani kokousjärjestelyt uusiksi.
Poikkeukselliseen tilanteeseen puututtiin nopeasti lainsäädännön avulla, ja toukokuun alussa voimaan tuli niin sanottu väliaikainen laki (laki väliaikaisesta poikkeamisesta osakeyhtiölaista, asunto-osakeyhtiölaista, osuuskuntalaista, yhdistyslaista ja eräistä muista yhteisölaeista Covid-19-epidemian leviämisen rajoittamiseksi, 290/2020), joka antaa osakeyhtiöille mahdollisuuden poiketa eräistä osakeyhtiölain yhtiökokouksen järjestämistä koskevista säännöksistä.
Jo ennen valtiovallan puuttumista tilanteeseen yhtiöissä oli kuitenkin pakko uudistaa yhtiökokouksia keinoilla, jotka toimivat osakeyhtiölain näkökulmasta mutta huomioivat tilanteen asettamat erityisvaatimukset. Kuluvan kevään aikana pörssiyhtiöt ovat esimerkiksi ottaneet tavaksi tarjota osakkeenomistajilleen mahdollisuuden seurata yhtiökokousta reaaliaikaisen videolähetyksen välityksellä. Tämä ei tarkoita varsinaista yhtiökokoukseen osallistumista eikä mahdollista osakkeenomistajan oikeuksien käyttämistä kokouksessa. Markkinoille on ilmestynyt myös ainakin yksi reaaliaikaisen etäosallistumisen mahdollistava palvelu, mutta sitä ei tiettävästi ole koekäytetty ainakaan pörssiyhtiöissä.
Reaaliaikaiseen videolähetykseen on pörssiyhtiöissä tavattu yhdistää sähköinen ennakkoäänestys tai niin sanottu keskitetty asiamiespalvelu – tai molemmat.
Reaaliaikaiseen videolähetykseen on pörssiyhtiöissä tavattu yhdistää sähköinen ennakkoäänestys tai niin sanottu keskitetty asiamiespalvelu – tai molemmat. Sähköinen ennakkoäänestys on ollut jo pitkään mahdollista, mutta vasta tänä keväänä se on lyönyt laajasti läpi. Keskitetyssä asiamiespalvelussa yhtiö tarjoaa osakkeenomistajien käytettäväksi äänestysohjeet sisältävän valtakirjan, jolla osakkeenomistajat voivat valtuuttaa yhtiön osoittaman tahon asiamiehekseen yhtiökokouksessa. Molemmat mainitut vaihtoehdot mahdollistavat osakkeenomistajan oikeuksien käyttämisen tietyissä rajoissa. Samalla kokouspaikalla läsnä olevien henkilöiden määrä vähenee.
Väliaikaisen lain myötä pörssiyhtiön tai First North -yhtiön yhtiökokous voidaan järjestää pelkän etäosallistumisen kautta siten, että osakkeenomistaja voi käyttää oikeuksiaan yhtiökokouksessa vain postin, tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla. Vallitsevaksi etäosallistumistavaksi on muodostunut ennakkoäänestys, jossa ääniä kerätään sekä verkkopalvelussa että erillisellä ennakkoäänestyslomakkeella.
Osakkeenomistajalla on aina oikeus valita oma asiamiehensä, eikä yhtiö voi velvoittaa osakkeenomistajaa käyttämään yhtiön osoittamaa asiamiestä.
Toinen väliaikaisen lain tarjoama yhtiökokousmalli on niin sanottu asiamiesvaihtoehto, jossa osakkeenomistaja saa käyttää oikeuksiaan yhtiökokouksessa vain asiamiehen välityksellä. Osakkeenomistajalla on aina oikeus valita oma asiamiehensä, eikä yhtiö voi velvoittaa osakkeenomistajaa käyttämään yhtiön osoittamaa asiamiestä. Tämä tarkoittaa sitä, ettei yhtiö pysty rajoittamaan läsnäolijoiden määrää täysin pitävästi. Poikkeusjärjestelyitä soveltavat yhtiöt ovatkin päätyneet usein pelkkään etäosallistumiseen tai vaihtoehtojen yhdistelmään, jossa asiamiehet osallistuvat yhtiökokoukseen etänä.
Etäosallistumisvaihtoehto ja asiamiesvaihtoehto edellyttävät molemmat, että osakkeenomistajat voivat käyttää kysely- ja ehdotuksenteko-oikeuksiaan ennen kokousta. Yhtiökokouskutsun julkistamisen jälkeen osakkeenomistajille on annettava muutama päivä aikaa tehdä vastaehdotuksia. Vastaehdotukset tulee ottaa äänestykseen, jos ehdotuksen tehneillä osakkeenomistajilla on enemmän kuin yksi sadasosa yhtiön osakkeista. Oma määräpäivänsä asetetaan muille vastaehdotuksille ja osakkeenomistajien kysymyksille. Ne sekä johdon vastaukset kysymyksiin täytyy julkaista ennen mahdollisen ennakkoäänestyksen päättymistä tai yhtiökokousta. Ainakin toistaiseksi vastaehdotuksia ja kysymyksiä on tullut hyvin harvakseltaan, jos lainkaan.
Uusiin kokousmuotoihin on tarttunut jo moni yhtiö. Vastaehdotusten ja ennakkokysymysten käsittely teettävät toki jonkin verran työtä, mutta paljon suuremmalta työltä vältytään, kun kokouspaikalla ei tarvita pikkutarkkoja suojatoimia tartuntariskin vähentämiseksi.
Pörssiyhtiöt ja First North -yhtiöt voivat silti edelleen pitää yhtiökokouksensa perinteiseen malliin – toki koronatilanteen edellyttämin erityisjärjestelyin.
Castrén & Snellmanin laatima Yhtiökokous, omistajat -osio on päivitetty DIF-tietopankkiin alkuvuodesta. Kirjautumisen vaativasta tietopankista löytyy myös 3.6.2020 julkaistu, nykyistä poikkeustilannetta kartoittava syventävä artikkeli Ajankohtaista tietoa liittyen yhtiökokouskauteen 2020 (pdf).
