Hallituksen tehtävä on kaksijakoinen: yhtäältä luotsata yhtiötä menestyksekkääseen tulevaisuuteen, toisaalta valvoa yhtiön toiminnan asianmukaisuutta. Alati lisääntyvät raportointivelvoitteet asettavat hallitukset hankalaan asemaan: miten löytää riittävä aika ja energia kestävään pitkän aikavälin arvonluontiin, kun muodollisuudet painavat päälle.
Jotkut DIFin jäsenet huokailevat valtavia hallitusmateriaaleja, jopa 400 tai 800 sivua. Suurien materiaalimäärien riskinä on, että olennainen hukkuu. Tai peräti hukuttaako toimiva johto hallituksen käsittelemään epäolennaisuuksia keskeisten asioiden sijaan, jolloin todelliset ongelmat hautautuvat. Puheenjohtajan vastuulla on löytää oikea tasapaino ajankäytölle strategisen päätöksenteon ja valvonnan välillä.
Suurten hallitusmateriaalien toistuessa on syytä pohtia, kuinka vahvasti puheenjohtaja on viestinyt toimitusjohtajalle siitä, että hallitusmateriaaleissa on keskityttävä olennaiseen, ei nippelitietoon. Pitkä on helpompi kirjoittaa kuin lyhyt; sen tietää jokainen kokenut kirjoittaja. Materiaalimäärien kohtuullistaminen ja olennaiseen keskittyminen voi osoittautua vaikeaksi harjoitukseksi mutta onnistuessaan parantaa hallitustyötä.
Aivan lyhyeksi ei raportointia tokikaan voi saada. Puheenjohtaja voi yhdessä toimitusjohtajan kanssa esityslistaa suunniteltaessa määritellä eri raporttien käsittelylle minuuttiaikataulun edellyttäen hallituksen jäseniä perehtymään materiaaleihin tarkoin ennalta ja ottamaan yhteyttä jo ennen kokousta, mikäli he havaitsevat epäselvyyksiä tai kysyttävää, jotta kallista kokousaikaa ei kuluisi niiden käsittelyyn. Toki hallituksen jäsen saattaa havaita jotakin sellaistakin, joka edellyttää tarkempaa hallituskäsittelyä.
Raportoinnin aikasyöppöyttä voidaan suitsia myös siten, että raporteista tehdään erillinen liite ja toimitusjohtajan katsaukseen ja varsinaiseen hallituskeskusteluun poimitaan vain olennaiset asiat. Silloinkin hallituksen jäsenten tulee aktiivisesti ottaa esille mahdolliset epäselvät asiat, jos niitä ei muuten ole nostettu olennaisten asioiden joukkoon.
Eurovaalit pidetään kesäkuussa 2024. Suotavaa olisi, että tuleva komissio ei jatkaisi raportointivelvollisuuksien vyöryttämistä hallituksille. DIFin Euroopan kattojärjestö ecoDa valmistee manifestia hallitustyötä tekevien näkemyksistä EU:n tulevan toiminnan suhteen. Oma viestini tässä työssä on se, että kasaamalla hallituksille yhä lisää raportointiin liittyviä velvoitteita nakerretaan hallitusten mahdollisuutta tehdä kestävää tulevaisuustyötä ajankäytön vinoutuessa. Ylipäätään raportointivelvoitteiden kohteena pitäisi olla yhtiöt, eikä EU:n tule jatkaa viimeaikaista linjaa lisäämällä hallituksen tehtäviä raportoinnin suhteen.
Teksti on Boardview 2/2023 -lehden pääkirjoitus.
