Asianajotoimisto Castrén & Snellmanin järjestämä DIF-lounas/-webinaari 8.11. pureutui yhtiökokousten ajankohtaisiin kysymyksiin senior councel Vesa Rasinahon johdolla. Hybridilounaalla esiteltiin heinäkuun alussa voimaan tulleiden osakeyhtiön muutosten vaikutuksia tulevaan yhtiökokouskauteen. Aihetta käsiteltiin myös paneelikeskustelussa, jossa mukana olivat Ville Voipio (hallituksen puheenjohtaja, Vaisala), Peter Therman (hallituksen varapuheenjohtaja ja omistajaneuvoston puheenjohtaja, Hartwall Capital) sekä Micaela Thorström (VP Group Legal, Stora Enso). Tilaisuuden avasi osakas Pauliina Tenhunen ja keskustelujen moderaattorina toimi councel Teresa Kauppila.
Uudet kokousmallit: etä- ja hybridikokous
Alustuksessa kävi ilmi, että osakeyhtiölain yhtiökokouksia koskevan lakimuutoksen tavoitteet olivat kokouskäytäntöjen ja osallistumistapojen joustavuus; osakkeenomistajien mahdollisuutta osallistua päätöksentekoon pyrittiin helpottamaan ja yhtiökokouksen käytännön merkitystä lisäämään. Perinteisen fyysisen yhtiökokousmallin rinnalle tuotiin kaksi muuta kokousmallia: hybridikokous ja etäkokous. Hybridikokous on mahdollista hallituksen päätöksellä, mikäli yhtiöjärjestyksessä tätä ei nimenomaisesti kielletä. Etäkokous vaatii sen sijaan yhtiöjärjestykseen tehtävän muutoksen. Lisäksi kaikissa kolmessa kokousmallissa hallitus voi tarjota täydentäviä osallistumistapoja, mikäli tätä ei ole rajoitettu yhtiöjärjestyksessä. Uudet kokousmallit ovat mahdollisia myös asunto-osakeyhtiöissä, osuuskunnissa ja yhdistyksissä.
Tekniikka puhututtaa
Alustuksessa käytiin läpi eri kokousmalleja ja osallistumismahdollisuuksia koskevia tarkentavia säännöksiä sekä listattujen että yksityisten osakeyhtiöiden osalta. Lisäksi pureuduttiin uusien kokousmallien tekniseen toteutukseen. Hybridi- ja etäkokouksissa on vaatimuksena, että pystytään varmistamaan osallistumisoikeuden ja ääntenlaskennan oikeellisuus. Esille nostettiin osakkeenomistajien ohjeistuksen tärkeys ja teknisiin häiriöihin ja kokouksen keskeyttämiseen varautuminen.
Vadelmakakkuja, älykästä keskustelua ja aitoa vaikuttamista
Paneelikeskustelussa pohdittiin yhtiökokousten tulevaisuutta. Keskustelu lähti liikkeelle parhaalla yhtiökokousmuistolla, johon liittyi niin vadelmakakkuja kuin osakkaiden intohimoista suhtautumista yhtiön toimintaa kohtaan.
Etäkokouksille on tilausta. Yhtiöt ovat erilaisia, ja etäkokoukset ovat tätä päivää. On hyvä tarjota valinnanvaraa ja ammentaa oppeja, joita voi hyödyntää tulevaisuudessa. Ennakkoäänestyksen myötä on ollut hyvä huomata, ettei äänestystulos ole enää 100-0, vaan mustavalkoisen tuloksen rinnalle on noussut myös keskustelua esiin nostavia poikkeavia ääniä.
Keskustelu polveili muun muassa kansainvälisten sijoittajien kiinnostukseen yhtiökokouksia kohtaan. Todettiin, että kieli on iso kysymys ja tulkkaus eri kielille vaatii paljon järjestelemistä. Äänestyksen osalta toivottiin reaaliaikaista seuraamismahdollisuutta sekä saliin että etäosallistujille.
Kuka päättää yhtiökokouksen osallistumistavan – mitä halutaan kirjata yhtiöjärjestykseen?
Yhtiökokousten tarkoitusta käsiteltäessä nostettiin esiin yhtiökokouksen tekninen rooli päätöksenteossa hallituksen valinnan ja osingonjaon osalta. Myös omistajien äänen kuuluminen nähtiin tärkeänä.
Kommentteja kuultiin muun muassa hallituksen palkkioihin, hallituksen jäsenten valintaan (kokonaisuutena vai yksittäin) ja siihen, onko hallituksen jäsenillä oikeasti mahdollisuutta käyttää aikaa yhtiöiden hallituksissa, jos heillä on lukuisia hallituspaikkoja vaativan operatiivisen roolin lisäksi.
Pienempien yhtiöiden uskotaan ottavan uusia malleja ennakkoluulottomammin käyttöön. Isot yhtiöt päätynevät perinteiseen fyysiseen yhtiökokoukseen, johon voivat lisätä striimauksen elementtinä, mutta eivät tarjoa varsinaista etäosallistumismahdollisuutta. Nähtäväksi jää, millaisiksi yhtiökokouskäytännöt muodostuvat tulevaisuudessa.
Unelmien yhtiökokouksen visioitiin sisältävän muun muassa älykästä, rakentavaa keskustelua ja dialogia ja ”energistä hyvää fiilistä”. Voipio totesi: ”Kun hallitus ja johto lähtevät yhtiökokouksesta, he ymmärtävät omistajien tahdosta vähän enemmän. Kun osakkaat lähtevät kokouksesta, heillä on tunne, että he ovat aidosti vaikuttaneet.” Kommunikaatiota ja ajatusten- ja tiedonvaihtoa kasvotusten peräänkuuluttivat myös muut panelistit.
Tilaisuuden tallenne on DIFin jäsenten katsottavissa ohessa. Pääsy tallenteeseen edellyttää kirjautumisen.