DIF-lounaan 5.6. järjestivät Deloitte Finland Boardroom Program ja Tekir aiheesta ”Hallituksen rooli sidosryhmien luottamuksen rakentamisessa ja vaalimisessa”. Alkusanoista vastasi Deloitten Tuomo Salmi, ja Dan Konigsburg (Deloitte Global Corporate Governance Leader) alusti hallituksen roolista luottamuksen rakentamisessa. Tekirin johtaja Johanna Henttonen pureutui luottamukseen viestinnän näkökulmasta ennen paneelikeskustelua, jota moderoi Tekirin Harri Saukkomaa. Panelistit olivat: Mikael Silvennoinen (Fortum, Orion ja IMS Talent), Lotta Vuoristo (Rovio ja DIFFuture), Päivi Anttikoski (SOK) sekä Pia Santavirta (Tesi).
Luottamusta tulee rakentaa
Konigsburg pohjasi esityksensä tutkimukseen, jossa kartoitettiin kansainvälisten hallitusjäsenten näkemyksiä. Kun hallitusjäseniltä kysyttiin, kuinka tärkeää luottamus on heidän organisaationsa suorituskyvylle, 94 prosenttia arvioi sen tärkeäksi. Yli puolet mainitsi, että luottamusasioista ei puhuta sovituin, kiintein aikavälein; kymmenen prosenttia ei puolestaan keskustele luottamuksesta lainkaan.
Luottamuksen Konigsburg määritteli tässä organisatorikseksi luottamukseksi, sivutuotteeksi sekä seuraukseksi siitä, että on kyky tehdä asiat oikein ja on oikeat intentiot.
Luottamus rakennetaan toimittamalla sitä mitä lupaa; se ei ole vain tunne, vaan se luodaan teoilla ja toiminnalla.
Kuka on vastuussa luottamuksesta – Kuka omistaa luottamusagendan
Kun hallitusjäseniltä kysyttiin, kuka omistaa luottamusagendan, 95 prosenttia arvioi, että hallituksen tulisi olla merkittävässä roolissa luottamuksen rakentamisessa. Kuitenkin 77 prosenttia vastasi, että toimitusjohtajan tulisi olla vastuussa luottamuksesta. Kysymys kuuluukin, kuinka hallitusta voidaan osallistaa luottamuksen rakentamisessa ja vaalimisessa.
Toimitusjohtajan ei tulisi tai tarvitsisi olla ainut taho, joka keskustelee sidosryhmien kanssa. Kun luodaan pelisäännöt, kuinka hallitusjäsenet voivat puhua eri sidosryhmien kanssa, on hallitusjäsenten mahdollista luoda luottamusta sidosryhmiin. On kuitenkin tärkeää olla ohjeistus ja yhdessä sovitut linjat siihen, miten kommunikoidaan esimerkiksi sijoittajien tai median kanssa.
Konigsburg kertoi esimerkin ”luottamuslähettiläästä” (ambassador of trust). Kun organisaatiossa oli henkilö, joka kiersi työntekijöiden keskuudessa, jutteli heille ja kuunteli heitä, saatiin mitattavia, positiivisia tuloksia. Loppupeleissä luottamuksessa on kyse pienistä asioista.
Selkeyttä siihen, mitä tehdään ja kuinka edistymistä mitataan
Luottamuksen rakentamisen ja vaalimisen esteenä ja haasteena on usein selkeyden puute siitä, mitä tehdä ja kuinka mitata edistymistä luottamusasioissa (näin vastasi 46 prosenttia vastaajista). Lähes viidennes vastaajista arvioi, että itsetyytyväisyys/omahyväisyys on merkittävimpiä esteitä luottamuksen tiellä. Kolmannes puolestaan ei nähnyt esteitä. Reilut 40 prosenttia vastaajista toivoi, että luottamus olisi säännöllisesti tarkasteltavana hallituksen ja johdon agendalla.
Vastaajien organisaatioissa tämänhetkisiä prioriteetteja ovat: työntekijäkokemus, asiakaskokemus, ESG ja kyberasiat. ESG-viitekehyksessä S (social) on erityisesti nosteessa (Yhdysvalloissa).
Rohkea, aktiivinen ote hallitusjäsenen rooliin
Jos luottamus ajatellaan muutoksen polttoaineena, millaisella liekillä teillä ajetaan, herätteli Henttonen puheenvuorossaan. Luottamus syntyy ihmisten välisessä vuorovaikutuksessa, siinä, että ihmiset kohtaavat.
Paljon voitaisiin saada aikaan (luottamustakin) sillä, että hallitusjäsenet kohtaisivat eri sidosryhmiä: henkilöstöä, asiakkaita, sijoittajia. Maailmalla, esimerkiksi UK:ssa, institutionaaliset sijoittajat odottavat näkevänsä myös hallituksen jäseniä.
Yhteistyössä voidaan sopia pelisäännöt, miten hallitusjäsenet voivat olla vuorovaikutuksessa sidosryhmien kanssa.
Dialogi pääomistajan kanssa on myös tärkeää, ja se on sekä hallituksen (puheenjohtajan) että toimivan johdon tehtävä.
Jatkuva, kuunteleva, selvällä työnjaolla tapahtuva vuorovaikutus
Hyvä vuorovaikutus syntyy jatkuvuudesta, joka tarkoittaa systemaattista, suunniteltua, säännöllistä vuorovaikutusta. Vuorovaikutuksessa on tärkeää sidosryhmien kuunteleminen. Työnjaon on oltava myös selvä: mistä hallituksen jäsenet puhuvat vaikkapa henkilöstön kanssa, mistä puolestaan johto. Voidaan esimerkiksi sopia, että toimitusjohtaja vie terveiset henkilöstölle hallituksen kokouksesta, mikä on omiaan lisäämään luottamusta niin henkilöstön kuin hallituksen suuntaan.
Tarvitaan avoimuutta, aitoutta, aikaa, välittämistä ja tekoja – Yhdessä tehdään, mitä tehdään
Saukkomaan moderoimassa paneelikeskustelussa luottamusta lähestyttiin eri näkökulmista panelistien edustaessa niin osuuskaupparyhmää (SOK), valtio-omisteista pörssiyhtiötä (Fortum), kasvuyritystä (Rovio) kuin pääomasijoittajaa (Tesi). Tässä muutamia poimintoja keskustelusta:
- Roviolla luottamus on vahvasti läsnä: sitä arvostetaan yrityksen kulttuurissa ja henkilöstön luottamusta mitataan joka päivä.
- Pääomasijoittaja arvioi tiimiä: luotanko tiimiin, joka tekee kasvutarinaa.
- SOK on erityisesti vastuussa asiakkaille. Luottamusta rakennetaan avoimuudella: pyritään hoitamaan hallinto ja talous hyvin ja kertomaan myös huonoista asioista.
- Pääomasijoittajat ry on ollut aktiivisena alullepanijana kestävän sijoittamisen periaatteiden luomisessa, ja työtä on tehty yhdessä Finanssivalvonnan kanssa. Pääomasijoittajien sivuilta löytyy myös ESG-työkalupakki, jota yritykset voivat hyödyntää vastuullisuutensa arvioinnissa ja seurannassa.
- Pelkkä puhe on tyhjää; tarvitaan tekoja.
- Jokainen yritys voi löytää strategiassaan E-, S- ja G -kirjaimista sen oman ytimensä, ja muut kirjaimet pitää huolehtia riittävällä tasolla. Se, mikä ohjaa, riippuu paljon myös toimialasta. Esimerkiksi Fortumia ohjaa vahvasti E ja investoinnit puhtaaseen energiaan; Orionilla on puolestaan ytimessä potilasturvallisuus eli S.
- Luottamuksessa on kyse odotusten hallinnasta. Yrityksellä on sisäinen kunto, jonka määrittävät yhtiön henkilöstö ja muut resurssit. Jos sisäinen kunto on retuperällä, se näkyy asiakkaissa. Asiakkaista puolestaan saadaan rahat ja tulee tulos. Johdon tulee luoda odotuksia, kommunikoida ja täyttää ne. Ja tämä peruskehikko pyörii. Sitten on poikkileikkaavia asioita, kuten ESG.
- Luottamuksen rakentamisessa on tärkeää aitous, ajan antaminen ja välittäminen.
- Yhdessä tehdään, mitä tehdään. Yhdessä tilannekuva, yhdessä ratkaisu. Hallitus toisaalta valvoo, toisaalta tukee johtoa.
- Mistä lähteä liikkeelle luottamuksen rakentamisessa? Teot ratkaisevat; avoimuus ja läpinäkyvyys tärkeää. Sidosryhmiä tulee kuunnella.
Tilaisuuden esitysmateriaali on DIFin jäsenten katsottavissa ohessa. Pääsy materiaaliin edellyttää kirjautumisen.
”En tiedä” ei tarkoita sitä, etten välittäisi, vaan sitä, että otan ajan, että ymmärrän kontekstin ja selvitän vastauksen. – Lotta Vuoristo
