Yritysjärjestelyjen viestinnän opit ja flopit

Yritysjärjestelyjen suurimmat tai ainakin näkyvimmät virheet tehdään viestinnässä

Yritysjärjestelyistä viestiessä on mietittävä julkistuspäivän lisäksi viestintää ennen ja jälkeen julkistuspäivän. Eri osapuolten näkökulma ja tarpeet viestinnälle voivat olla hyvin erilaisia. Esimerkiksi kieliasiat ja kulttuurierot ovat sellaisia, jotka vaativat huomiota. Liikkeellä tuleekin olla hyvissä ajoin, millä pienennetään viestinnässä epäonnistumisen riskiä. Maltti on valttia!

Huomioi odotukset ja tunteet

Odotusten hallinta ja niiden yhteensovittaminen on keskeistä. Eri sidosryhmien odotukset tuleekin käydä läpi heti aluksi, jotta viestintää ei laadita esimerkiksi pelkästään ostajan ehdoilla. Odotusten lisäksi mukana ovat tunteet. Erityisesti perheyrityksille ja kasvollisille yrittäjille voi olla vaikeaa, kun ”kaikki kaapit tutkitaan ja löydöksiä kommentoidaan”. Muilta osapuolilta tulisi löytyä riittävästi hienotunteisuutta tilanteessa.

Henkilöstö tulisi pitää ajan tasalla siten kuin se on kussakin tilanteessa mahdollista. Pahin tilanne syntyy, jos henkilöstö kuulee yritysjärjestelystä jostain muualta kuin omalta johdolta.

Varaa aikaa ja varmista yhteinen sävel heti aluksi

Koska aikataulu venyy aina, on hyvä olla ajoissa liikkeellä. Aluksi määritellään selkeät Q&A:t (kysymykset ja vastaukset) ja tarina, joiden pohjalta laaditaan muu materiaali. Hankalimmat kysymykset nostetaan pöydälle ensin, ja kaikkeen varaudutaan. Laaditaan esimerkiksi viestejä siltä varalta, että asia tulee julkisuuteen ennen aikojaan (vuodot).

Yhtenäisellä tarinalla varmistetaan, että viesti on yhtenäinen. Näin vältytään kymmeniltä muutoksilta myöhemmin. Viestintä on myös hyvä tapa simuloida, kuinka järkevä ´case´ on: saadaanko solidi tarina, joka kantaa ja lentää tässä ajassa, vai puetaanko asia vain kauniiseen kääreeseen? Ylikuorrutusta mutta toisaalta myös ylivarovaisuutta on vältettävä.

Sopassa on monta osapuolta – kenellä on viimeinen vastuu tekstistä?

Yritysjärjestelyissä on monta (viidestä kuuteen) eri osapuolta, kuten juristit, pankkiiriliikkeet ja yritysten edustajat, ja näillä jokaisella monta edustajaa. Ilman kurinalaista tarinaa ja ydinviestien muotoilua seuraisi päättymätön kommenttikierre, sillä jokaisella on jotain sanottavaa asiaan. Mitä aikaisemmin yhteinen sävel ja yhteiset viestit löytyvät, sitä sujuvammin prosessi sujuu. On päätettävä, kenellä on viimeinen vastuu tekstistä – toivottavasti ammattitaitoisella viestinnällä. Lennossa tulee harvoin hyvää, ja ammattimainen viestintä onkin tarpeen ottaa ajoissa mukaan.

Tiedosta riskit

Yritysjärjestelyihin voi liittyä ylioptimistisia odotuksia ja riskien vähättelyä esimerkiksi yrityskulttuurien yhteensovittamisessa. Jos näitä, usein viestinnällä hoidettavissa olevia asioita ei oteta huomioon, muodostuu floppi. Toisaalta yrityskulttuurien erot ja todellisuus paljastuvat usein vasta sitten, kun kaupat on tehty.

Juristit ovat harvoin viestinnän ammattilaisia

Yritysjärjestelyjen viestinnässä tulee huomioida kaikkia sidosryhmiä ja vastata niiden odotuksiin ja tarpeisiin. Tämä onnistuu harvoin itsekeskeisellä viestinnällä ja juristin kielellä. Ilman ammattimaista viestintää voi olla, että ”asia menee ohi”.

Ei yhdellä kielellä ja yhdellä tiedotteella

Älä säästä väärässä paikassa – ei yhdellä kielellä ja yhdellä tiedotteella, vaan useiden kanavien kautta useille kohderyhmille. On muistettava, että kaikkea ei tarvitse eikä ole mahdollista tehdä julkistuspäivänä, vaan asiaa ja tunnettuutta rakennetaan pitkin matkaa.

Valmistaudu, valmistaudu, valmistaudu

Suomessa on totuttu siihen, että toimitusjohtaja kertoo ja puheenjohtaja on läsnä ja kommentoi tarvittaessa. Tällainen roolijako tuo myös selkeyttä viestintään.

Liika itsevarmuus ja vajavainen valmistautuminen kostautuvat. Harjoittelu, harjoittelu, harjoittelu – sen kautta on onnistunut viestintätilanne toteutettu!

Tilaisuuden esitysmateriaali on DIFin jäsenten katsottavissa ohessa. Pääsy edellyttää kirjautumisen.