Suomessa vallitsee vahva luottamuksen kulttuuri, mikä sinänsä on arvostettava asia. Kuitenkin oman vastuunsa näkökulmasta jokaisen hallituksen jäsenen ja toimitusjohtajan sopivampi mantra olisi ”luottamus hyvä, valvonta parempi”. Jos käy ilmi, että yhtiössä on tapahtunut pitkään jatkunut taloudellinen väärinkäytös, jonka seurauksena myös kirjanpitoa on vääristelty, kenen tulisi katsoa peiliin – hallituksen, toimitusjohtajan vai molempien?
Kirjoitimme huhtikuun lopussa blogitekstin DIFin verkkosivuille koronapandemian aiheuttaman taloudellisen kriisin vaikutuksesta väärinkäytösriskien kasvuun. Riskit ovat koholla organisaatioissa tapahtuvien äkillisten muutosten ja järjestelyiden vuoksi, jolloin kontrollit eivät välttämättä seuraa perässä. Myös ihmisten henkilökohtaiseen talouteen heijastuvat vaikutukset voivat kasvattaa väärinkäytöksen riskiä paineen kasvaessa. Miten väärinkäytöstapaukset olisivat hallituksen ja toimitusjohtajan havaittavissa ja estettävissä?
Paluu vastuukysymysten äärelle
Osakeyhtiölain nojalla hallitus vastaa siitä, että kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty. Hallitus myös antaa toimitusjohtajalle ohjeet ja määräykset juoksevan hallinnon tehtäviin. Toimitusjohtajan vastuusta mainitaan kirjanpidon lainmukaisuus – ei kuitenkaan täsmällisesti valvontavastuuta.
Tehtäviä voi aina delegoida, mutta vastuuta ei.
Miten siis hallitus ja toimitusjohtaja voisivat varmentua siitä, etteivät he laiminlyö omaa vastuutaan? Keskeistä on tiedostaa, että tehtäviä voi aina delegoida, mutta vastuuta ei. Mikäli ajatellaan konkretiassa sitä, miten hallitus voisi varmentua kirjanpidon ja varainhoidon valvonnan asianmukaisuudesta, tulevat mieleen seuraavat kysymykset:
- Onko hallituksella tiedossa muun muassa, millaisia tarkastustoimenpiteitä organisaation tilintarkastaja tekee vuosittain? Ymmärretäänkö, että tilintarkastajan ensisijainen tehtävä ei ole etsiä väärinkäytöksiä, vaan varmentua, että tilinpäätös on olennaisilta osin oikein?
- Millaiset resurssit organisaatiolla on käytössään tarkastustyöhön ja keille raportoidaan?
- Onko organisaatiolla oma sisäinen tarkastus, mitä osa-alueita tarkastetaan ja onko sisäisellä tarkastuksella riittävä osaaminen tehdä tarkastusta väärinkäytösnäkökulmasta?
- Onko organisaatiolla oma compliance-toiminto ja sillä tarvittavat resurssit?
- Vastaavatko hallituksen mielestä tarkastustoimet tunnistettuja riskejä? Tarvittaisiinko muuta syväluotaavampaa tarkastusta?
- Nauttiiko myös toimitusjohtajan ”numero-osaaminen” hallituksen luottamusta? Onko toimitusjohtajalla kompetenssia analysoida kirjanpitoa vai luottaako hän sokeasti talousyksikköön tai tilitoimistoon?
Jotta hallituksen jäsenenä ei tulisi laiminlyöneeksi omaa tehtäväänsä, on suositeltavaa palauttaa mieleen, mistä kyseisessä tehtävässä vastaa ja varmentamaan, että oma selusta on turvattu. Tietämättömyys ei vapauta vastuusta, joten rohkeita kysymyksiä on suotavaa esittää. Tyhmiä kysymyksiä ei ole, hallitustasollakaan.
Tietämättömyys ei vapauta vastuusta, joten rohkeita kysymyksiä on suotavaa esittää.
Kaikissa organisaatioissa ja hallituksissa on tyypillisesti rutiinit talouslukujen raportointiin ja niiden läpikäymiseen. Oletko koskaan tullut ajatelleeksi, onko sinulle hallituksen jäsenenä tai toimitusjohtajana esitelty talousraportti ajettu suoraan kirjanpidosta vai onko se manuaalisesti laadittu? Onko olemassa riski, että lukuja ei olekaan johdettu suoraan kirjanpidosta?
Talousraportointi ja siitä tehtävät johtopäätökset
Laskusuhdanne tyypillisesti paljastaa myös tapauksia, joissa menestystä on osin vauhditettu kaunistelluilla luvuilla.
- Kestävätkö luvut ravistamista?
- Ovatko luvut perusteltavissa käytössä olevan taustadokumentaation perusteella?
- Onko luvuissa ilmaa?
Yrityksen tilanteen kiristyessä hallitukselta edellytetään korostunutta huolellisuutta. Riskinotolle on aikansa ja paikkansa, mutta huolellisesti toimiva hallitus perustaa päätöksensä harkintaan, varovaisuuteen ja kattavaan dokumentaatioon. Kyseenalaistamisen taito, perehtyminen ja toimenpiteisiin ryhtyminen ovat tärkeitä ominaisuuksia ennen kaikkea vastuukysymysten kannalta.
Kirjoitus on osa DIFin Hallitustyön kehittäminen -teemaa ja sen laaja versio julkaistaan joulukuussa Boardview-lehden numerossa 2/2020.
