Arvopaperimarkkinayhdistys on 17.6.2015 julkaissut ehdotuksensa uudeksi hallinnointikoodiksi ja pyytänyt lausuntoa ehdotuksesta 28.8.2015 mennessä.

Directors’ Institute of Finland – Hallitusammattilaiset ry kiittää mahdollisuudesta antaa lausunto asiassa.

Directors’ Institute of Finland – Hallitusammattilaiset ry (jäljempänä ”Yhdistys”) on riippumaton aatteellinen yhdistys, joka palvelee Suomen yrityselämää edistämällä hyvää ja ammattimaista hallitustyöskentelyä. Yhdistyksellä on 566 henkilöjäsentä, joilla kaikilla on merkittävää kokemusta hallitustyöskentelystä. Yhdistys on eurooppalaisten hallitusammattilaisten yhdistysten kattojärjestön The European Confederation of Directors’ Associationsin (ecoDa) jäsen. Yhdistyksen keskeisiä arvoja ovat eettisyys, omistaja-arvo ja hyvä hallintotapa.

Lausuntonaan yhdistys esittää seuravan.

1. Yleistä hallinnointikoodiehdotuksesta

Koodiehdotuksen tarkoituksena on selkeyttää comply or explain -periaatetta siten, että suositukset olisivat sellaisia, joista voidaan poiketa edellä mainitun periaatteen mukaisesti. Tästä syystä velvoittava sääntely on poistettu suosituksista ja suositukset koostuvat määräyksistä, joista voidaan poiketa edellä mainitun periaatteen mukaisesti. Yhdistys pitää ehdotuksen rakennetta onnistuneena ja katsoo, että ehdotus jäsentyy nykyistä koodia selkeämmin.

Toteamme myös, että yhdistys on järjestänyt jäsenkyselyn, jossa on pyydetty jäsenien näkemystä merkittävimmistä koodiehdotuksessa esitetyistä muutos­ehdotuksista. Vastauksia saatiin yhteensä 66 kappaletta. Enemmistö kyselyyn osallistuneista jäsenistä kokee koodiehdotuksen olevan selkeä ja kannattaa ehdotuksessa tehtyjä muutoksia.

Toisaalta yhdistys kiinnittää huomiota siihen, että rakenneuudistuksen myötä hallinnointikoodin johdanto-osuuden merkitys tulee korostumaan huomattavasti. Tärkeää on, että johdannossa kuvataan suomalaisen yhtiöoikeuden sekä corporate governance -järjestelmän pääperiaatteet. Johdantoon tulisi panostaa, jotta koodi antaisi oikean kuvan järjestelmästämme myös ulkomaalaiselle lukijalle. Erityisen tärkeää on, että yhtiökokouksen ja hallituksen välinen työnjako sekä yhtiön hallinnointiin liittyvät yhtiöoikeudelliset periaatteet käyvät selkeästi ilmi johdannosta, jotta myös ulkomaalainen lukija saa kokonaiskuvan järjestelmästämme. Esimerkiksi yhtiökokousta kuvaava teksti koodiehdotuksessa ei ilman selkeätä johdantoa anna riittävää kuvaa yhtiökokouksen asemasta suomalaisessa corporate governance -järjestelmässä suhteessa hallitukseen.

Yleisenä kommenttina yhdistys esittää, että uutta rakennetta tulisi noudattaa kattavasti ja poistaa suosituksista sellaiset ohjeet, jotka ovat lain nojalla sitovia, esimerkiksi suositus 12 (Hallituksen tiedonsaanti) ja suositus 28 (Sisäpiirihallinto). Velvollisuus noudattaa sisäpiirisääntelyä, josta ei voida poiketa, olisi tarkoituksen­mukaista esittää koodiehdotuksen johdannossa, jotta koodin rakenne olisi yhden­mukainen. Myös velvollisuus antaa hallituksen jäsenille riittävät tiedot yhtiön toiminnasta perustuu osakeyhtiölakiin.

Huomautamme myös, ettei ole täysin selvää, mikä merkitys perusteluosassa oleville soveltamisohjeille on annettava suosituksia tulkittaessa. Perusteluosat eivät ole sitovia eikä niistä poikkeaminen edellytä julkistamista comply or explain -periaatteen mukaisesti, vaan ne sisältävät suositusten kannalta olennaisia soveltamisohjeita. Joissakin kohtaa koodiehdotusta asetetaan kuitenkin toimijoille hyvin suoria velvoitteita, joiden merkitys jää epäselväksi (ovatko velvoittavia, comply or explain -periaatteen alaisia vaiko puhtaasti suositusta kuvaavia). Esimerkkinä edellä mainitusta on suosituksen 13 perusteluissa (koodiehdotus, s. 15) todettu ohjeistus, jonka mukaan ”[y]htiö huolehtii siitä, että hallitus­kokoonpanoa koskevaa ehdotusta valmisteleva […] toimielin saa käyttöönsä arvioinnin tulokset”. Vaihtoehtoisesti voitaisiin kirjata perustelut siten, että todetaan kyseisen ohjeistuksen olevan hyvän hallinnointitavan tai suosituksen tarkoituksen mukainen, kuitenkin siten, että asiaa ei ilmaista sitovana määräyksenä koodiehdotuksen perusteluosissa.

Yhdistys kiinnittää lisäksi huomiota yleistäviin kannanottoihin koodin tekstissä. Näitä ovat ainakin on yhtiökokousta koskevan osion johdannon (koodiehdotus, s. 3) virke siitä, että ”[e]rityisesti yhtiöissä, joiden omistus on kansainvälistä, osakkeenomistajien mahdollisuudet osallistua yhtiökokoukseen vaihtelevat”, ja suosituksessa 9 ilmaus ”[r]iittävällä monimuotoisuudella vältetään jäsenten näkemysten samankaltaisuus eli ryhmäajatteluilmiö”. Tällaiset väittämät ovat ennemmin mielipideasioita, joita tulisi koodissa välttää. Tässä yhteydessä tulisi myös ottaa huomioon, minkälaisen kuvan koodin teksti antaa lukijalle, erityisesti ulkomaiselle sijoittajalle, ja karsia pois sellaisia ilmauksia, jotka eivät ole välttämättömiä koodin soveltamiseksi.  Tässä tarkoituksessa yhdistys myös korostaa tarvetta huolelliseen käännöstyöhön englanninkielisen koodiversion laadinnassa.

Ottaen huomioon, että koodin rakennetta on ehdotettu muutettavan huomattavasti, koodin voimaantulon yhteydessä on lisäksi tärkeää esittää selkeästi, mikä koodin sisällössä on muuttunut, jotta yhtiöille syntyy selkeä kuva siitä, mikä on uutta ja mitä on muutettu.

2. Kommentit yksittäisistä suosituksista

Suositus 1 – Yhtiökokouskutsu ja päätösehdotukset. Perusteluissa todetaan seuraavasti: ”[t]ässä suosituksessa nimenomaisesti mainittujen päätösehdotusten lisäksi kaikki yhtiökokoukseen mennessä yhtiölle toimitetut kirjalliset päätös­ehdotukset esitetään yhtiön internetsivuilla”. Suositus on uusi ja ilmenee vain perusteluosiossa. Tältä osin Yhdistys viittaa edellä jaksossa 1 esitettyyn ja korostaa, ettei perusteluissa tulisi esittää velvoittavia määräyksiä, joiden osalta comply or explain -periaatteen soveltaminen jää epäselväksi. Suosituksen merkitys siten kun se on ehdotuksessa kirjoitettu, on epäselvä, ja voi aiheuttaa vaikeita rajanvetoja. Katsomme, ettei ole perusteltua laajentaa velvollisuutta esittää materiaalia internetsivuilla siitä, mitä voimassa olevan sääntelyn mukaan tulee esittää. Muut kuin yhtiökokouskutsuun sisältyvät päätösehdotukset käsitellään osakeyhtiölaissa säännellyn mukaisesti yhtiökokouksessa.

Suositus 2 – Osakkeenomistajien aloitteet. Yhdistys katsoo, ettei sääntelyä ole syytä muuttaa siten, että päivämäärä, johon mennessä osakkeenomistajan on esitettävä yhtiökokouksen käsiteltäväksi tuleva asia, tulee ilmoittaa yhtiön internetsivuilla edeltävän tilikauden loppuun mennessä. Pidämme tarkoituksen­mukaisena, että päivämäärä ilmoitetaan riittävän hyvissä ajoin.

Suositus 3 – Läsnäolo yhtiökokouksessa. Suosituksen mukaan kaikkien hallituksen jäsenten on oltava läsnä yhtiökokouksessa. Yhdistys katsoo, että sääntelyä ei ole tarpeen muuttaa tältä osin ja ehdottaa, että suositus kirjoitetaan siten, että riittävän määrän hallituksen jäseniä on oltava läsnä kokouksessa. Aina ei ole tarpeellista tai tarkoituksenmukaista, että kaikki hallituksen jäsenet osallistuvat kokoukseen ja jäsenten esittäytyminen voidaan järjestää esim. sähköisen median välityksellä. Perusteluissa oleva viittaus ylimääräiseen yhtiö­kokoukseen ja mahdollisuuteen poiketa suosituksesta tältä osin jää myös epäselväksi.

Yhdistys kannattaa periaatetta, jonka mukaan riittää, että poissaolosta ilmoitetaan yhtiökokouksessa, eikä se ole poikkeama koodista. Kuitenkin, koska koodin systematiikka tässä on erilainen kuin muualla, olisi parempi todeta suosituksessa, että riittävän määrän hallituksen jäsenistä tulee osallistua kokoukseen, jolloin erityistä poikkeamista comply or explain -periaatteen noudattamisesta ei myöskään tarvittaisi.

Suositus 4 – Yhtiökokousasiakirjojen arkisto. Perusteluissa todetaan, että ”[y]htiökokousasiakirjat asetetaan saataville yhtiön internetsivuille kahden viikon kuluessa yhtiökokouksesta”. Ilmaisusta johtuen voi saada käsityksen, että asia­kirjat eivät olisi ennen tätä nähtävinä. Ehdotamme sanamuotoa tarkennettavaksi siten, että pöytäkirja liitteineen asetetaan saataville kokouksen jälkeen.

Suositus 6 – Hallituksen toimikausi. Ehdotamme suosituksen täsmentämistä niin, että vuoden sijaan puhutaan toimikaudesta, joka päättyy seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä.

Suositukset 8 ja 9 – Hallituksen kokoonpano ja monimuotoisuus. Yhdistys esittää harkittavaksi, että suositukset yhdistetään ja perustelut lyhennetään sääntelyn selkeyttämiseksi. Lisäksi suosituksessa 9 – käsiteltäessä hallituksen kokoonpanoa, osaamista ja monimuotoisuutta – on erityisen tärkeää korostaa yhtiön toimialan ja yritysjohdon tuntemisen merkitystä, myös globaalilla tasolla. Hallituksen jäsenillä tulisi olla laaja ja riittävä toimialan ja yritysjohdon tuntemus, mikä on ensisijaisen tärkeä kriteeri hallituksen kokoonpanoa ajatellen.

Suosituksen perusteluissa todetaan, että ”[y]htiö määrittelee monimuotoisuuden osalta noudattamansa periaatteet omista lähtökohdistaan […]”. Tämän osalta pidämme tarpeellisena julkituoda koodissa, ettei ”yhtiö” kuitenkaan voi hallituksen päätöksin sitovasti määritellä minkälaisia periaatteita noudatetaan hallituksen monimuotoisuuden osalta, koska päätös hallituksen jäsenten valinnasta tehdään yhtiökokouksessa. Yhdistys ehdottaa täten harkittavaksi, tulisiko suosituksen 9 perusteluissa todeta selkeästi, että päätös hallituksen jäsenten valinnasta tehdään aina yhtiökokouksessa.

Suositus 10 – Hallituksen jäsenten riippumattomuus. Suosituksen perusteluissa käytetään termiä ”kokopäiväinen puheenjohtaja”. Pidämme sen sisältöä epäselvänä ja ehdotamme sen tarkentamista tai poistamista.

Suositus 12 – Hallituksen tiedonsaanti. Yhdistys korostaa hallituksen jäsenen perehdyttämisen merkitystä. On tärkeää, että asiasta on maininta myös koodissa. Suosituksen osalta viittaamme edeltävään 1 kohtaan ja – jottei suositusta luettaisi siten, että se laajentaa yhtiön velvollisuutta toimittaa tietoja – pidämme tarkoituksenmukaisempana todeta, että ”hallituksen jäsenellä on velvollisuus perehtyä yhtiön asioihin ja toimintaan, ja yhtiöllä velvollisuus järjestää tällainen perehdyttäminen” sen sijaan, että puhuttaisiin ainoastaan yhtiön velvollisuudesta huolehtia siitä, että kaikki jäsenet saavat riittävästi tietoa.

Suositus 13 – Hallituksen toiminnan arviointi. Suosituksen perusteluiden mukaisesti hallituskokoonpanoa koskevaa ehdotusta valmistelevan toimielimen tulee saada käyttöönsä hallituksen toiminnan arvioinnin tulokset, ml. suurimmat osakkeenomistajat, mikäli ne huolehtivat hallituksen valinnan valmistelusta. Tältä osin pidämme tarpeellisena perustelujen tarkentamista siten, että valmistelu­elimen tulee saada hallituksen toiminnan arvioinnissa esille tullut ”hallituskokoon­panon suunnitteluun vaikuttava tieto”. Hallituksen toiminnan arviointiin voi sisältyä tietoa yksittäisen yritysjärjestelyn käsittelystä tai sellaista luottamuksellista tietoa, joka ei vaikuta hallituksen valinnan ja kokoonpanon suunnitteluun ja jota ei voida luovuttaa. Tämän rajoituksen tulisi koskea sekä nimitysvaliokunnalle, -toimikunnalle sekä muulle hallituksen jäsenten valintaa valmistelevalle toimielimelle annettavaa tietoa.

Lisäksi koodissa tulisi selkeästi rajata hallituksen jäseniä koskevan tiedon antaminen yleisesti ottaen siten, että tietoja on luovutettava ainoastaan nimitys­valiokunnalle tai -toimikunnalle, mutta ei muulle hallituksen valintaa valmistelevalle toimielimelle. Koodiehdotuksen perusteluiden mukaan kuka tahansa merkittävä osakkeenomistaja voisi ilmoittaa yhtiölle valmistelevansa hallituksen jäsenten valintaa koskevaa ehdotusta ja vaatia luottamuksellisia tietoja hallituksen jäsenistä. Tämä koskee suosituksen 13 perusteluissa todetun lisäksi suositusten 8 ja 10 perusteluita, joissa todetaan, että hallituksen jäsenehdokkaan tulisi antaa ”pätevyyden ja ajankäytön arviointia varten tarvittavat tiedot hallituksen kokoonpanoa valmistelevalle taholle”(suositus 8, s. 10) sekä ”riippumattomuutensa arvioimiseksi riittävät tiedot”(suositus 10, s. 12).

Suositus 16 – Tarkastusvaliokunta. Yhdistys kiinnittää huomiota uuteen määritelmään, jonka mukaan kaikilla tarkastusvaliokunnan jäsenillä on oltava valiokunnan tehtäväalueen edellyttämä pätevyys. Pätevyys on määritelty sen verran yleiseksi, että epäselväksi jää, mitä sillä varsinaisesti tarkoitetaan. Korostamme tarkastusvaliokuntien merkitystä hallitustyöskentelyssä ja katsomme, että liian tiukan kriteerin asettaminen jokaisen jäsenen kohdalla voi johtaa siihen, että pienemmissä yhtiöissä ei perusteta erillistä tarkastus­valiokuntaa.

Suosituksen perusteluissa todetaan, että mikäli yhtiöllä ei ole tarkastusvalio­kuntaa, tulisi yhtiön ilmoittaa, mikä elin hoitaa tarkastusvaliokunnalle kuuluvat pakolliset tehtävät (tämä ei kuitenkaan olisi poikkeama koodista). Ehdotamme perustelujen täydentämistä oletuksella siitä, että – mikäli tarkastus­valiokuntaa ei ole perustettu – hallitus hoitaa tarkastusvaliokunnan tehtäviä. Tällöin erillistä tiedottamista ei tarvittaisi asian osalta; vastaava muutos tulisi tehdä myös raportointiosuudessa. Tämä poistaisi ilmoitusvelvollisuuden sellaisilta pienemmiltä yhtiöiltä, joilla ei ole tarkastusvaliokuntaa.

Suositukset 17 ja 19 – Palkitsemisvaliokunta / Toimitusjohtajan toimisuhteen ehdot. Yhdistys ehdottaa harkittavaksi termin ”taloudellinen etuus” korvaamista sanalla palkkio, jota käytetään muualla koodissa.

Lisäksi suosituksen 19 osalta esitämme, että termin ”irtisanomisajan palkka” sijaan käytettäisiin sanaa ”erokorvaus” toimitusjohtajan erokorvauksesta puhuttaessa, mikä paremmin kuvaisi toimitusjohtajalle suoritettua erää.

Suosituksen 19 perusteluissa on todettu, ettei toimitusjohtajan erokorvauksen tulisi pääsääntöisesti ylittää kahden vuoden kiinteää palkkaa. Koska asia on ilmaistu perusteluissa, poikkeaminen ei vaadi julkistamista. Jää kuitenkin epäselväksi, minkälaista painoarvoa lausumalla on. Tässä suhteessa tulisi myös huomioida, että eläke-edut muodostava usein tärkeän osan palkkiosta, ja että erokorvaukseen kuuluvat erät usein käytännössä ylittävät kahden vuoden kiinteän palkan, mikäli eläke-edut luetaan näihin eriin. Ehdotamme harkittavaksi, tulisiko perusteluja tältä osin muuttaa ja viittaus kahteen vuoteen poistaa.

Suositus 18b – Osakkeenomistajien nimitystoimikunta. Yhdistys ehdottaa tekstin täydentämistä, jotta olisi selvää, toimiiko hallituksen jäsen asiantuntija­jäsenenä vai toimikunnan jäsenenä. Useimmiten nimitystoimikuntien työ­järjestyksissä todetaan, että hallituksen jäsen – yleensä puheenjohtaja – toimii asiantuntijajäsenenä eikä jäsenenä.

Suositukset 22, 23 ja 24 – Hallituksen palkitseminen ja osakeomistus / Palkitsemisen rakenne. Yhdistys katsoo, että otsikointia palkitsemista koskevassa osiossa olisi tarpeen tarkentaa sen selventämiseksi, että suosituksessa 24 viitataan johdon palkitsemiseen, eikä hallituksen palkitsemiseen (vrt. suositus 22, joka koskee molempia).

Kiinnitämme huomiota myös suosituksen 23 perusteluiden viimeiseen kappaleeseen. Sen ensimmäinen lause (”Osakeperusteisten palkitsemis­järjestelmien […] ei ole pääsääntöisesti perusteltua […]”) voidaan lukea siten, että se koskisi myös hallituksen osakepalkkioita. Terminologiaa tulisi tältä osin selkeyttää.

Lisäksi perusteluiden kolmannen kappaleen ratio ei ole selvä, koska myös hallituksen osakepalkkiot määräytyvät yhtiön osakkeen arvon mukaan. Lausetta tulisi tältä osin selkeyttää.

Suosituksen 24 toisessa lauseessa todetaan, että palkitsemisen tulisi perustua ”ennalta määrättyihin ja mitattaviin suoritus- ja tuloskriteereihin”. Yhdistys korostaa tässä yhteydessä, että johdon palkitsemisessa voidaan huomioida myös harkinnanvaraisia elementtejä johdon suoritusta määriteltäessä ja suosittelee lauseen tarkennusta tai poistamista..

Suositus 29 – Lähipiiriliiketoimet. Yhdistys kannattaa lähipiiriliiketoimia koskevaa ehdotusta, mutta kirjoitustapaa tulisi tarkentaa siten, että myös suosituksen ensimmäisessä lauseessa viitattaisiin merkittäviin tai olennaisiin liiketoimiin, eli yhtiön velvollisuus seurata lähipiiriliiketoimia olisi myös sidottu olennaisuuskriteeriin. Suositus voi muuten aiheuttaa epäselvyyttä siitä, mitä liiketoimien seuraamisella tarkoitetaan ja miten se tulisi dokumentoida. Ehdotamme lisäksi harkittavaksi, että suosituksen perusteluista ilmenevä, kokonaan omistettuja konserniyhtiöitä koskeva poikkeus nostettaisiin suosituksen tasolle, jotta sen juridinen merkitys olisi selvä.

Raportointia koskeva suositus. Yhdistys pitää tarkoituksenmukaisena ehdotusta raportoinnin kokoamisesta erilliseksi suositukseksi. Esitämme seuraavassa joitakin huomautuksia sen yksityiskohdista:

A. Selvitys hallinto- ja ohjausjärjestelmästä.

• Hallituksen kokoonpanoa ja toimintaa koskevassa osiossa on todettu, että tavoitteet molempien sukupuolten edustuksen toteutumiselle yhtiön hallituksessa on selostettava selvityksessä hallinto- ja ohjausjärjestelmästä. Kirjoitustapa ei ole yhteneväinen suosituksen 9 kanssa, jossa todetaan, että monimuotoisuutta koskevat periaatteet tulisi selostaa. Raportointiosuutta tulisi tältä osin selkeyttää, jotta se vastaa koodin sisältöä.

B. Muut yhtiön internetsivuilla esitettävät tiedot.

• Yhtiökokousasiakirjojen arkisto on esitetty omana kohtanaan, vaikka siinä oleva materiaali on sama kuin edeltävissä kohdissa mainittu materiaali (yhtiökokouskutsu, päätösehdotukset ym.), mikä voi aiheuttaa sekaannusta.
• Viimeisessä kohdassa, jossa todetaan, että yhtiön tulee ilmoittaa päivämäärä, johon mennessä osakkeenomistaja voi esittää aloitteensa yhtiökokouksessa käsiteltäväksi asiaksi, tulisi selkeyden vuoksi mainita myös suositus 2, jonka mukaan internetsivuilla tulee esittää, mihin osoitteeseen ilmoituksen voi lähettää.

B. Palkitsemisen keskeiset periaatteet.

• Erillisenä kohtana on mainittu hallituksen jäsenten muiden taloudellisten etuuksien ilmoittaminen, kuten matka- ja kulukorvaukset. Tällaisia korvauksia ei lasketa palkkioksi, eivätkä ne välttämättä ole taloudellisia etuuksia, mikä tulisi käydä ilmi perusteluista, mikäli päätöksenjärjestys (eikä vaan maksettuja määriä) näiden osalta halutaan sisällyttää julkistettaviin tietoihin.

Kunnioittavasti,

Directors’ Institute of Finland – Hallitusammattilaiset ry

 
Maarit Aarni-Sirviö                          Timo Kaisanlahti
Pääsihteeri                                       Policy-valiokunnan varapuheenjohtaja