Eduskunnan talousvaliokunnalle 18.5.2022
Eduskunnan talousvaliokunta on pyytänyt Directors’ Institute Finlandin (DIF) lausuntoa hallituksen esityksestä (HE 47/2022 vp), jossa ehdotetaan muutettavaksi osakeyhtiölakia, asunto-osakeyhtiölakia, osuuskuntalakia ja yhdistyslakia siten, että yhtiökokoukset, osuuskunnan ja edustajiston kokoukset sekä yhdistyksen ja valtuutettujen kokoukset voidaan tietyin edellytyksin järjestää kokonaan etäyhteyden välityksellä tai hybridikokouksena.
DIF kiittää lausuntopyynnöstä ja esittää asiassa kunnioittavasti seuraavat näkökohdat.
Etäkokousten sääntelyn on oltava joustava raami, joka kestää aikaa ja tulevia teknologisia ratkaisuja
DIF kannattaa digitaalisten yhtiökokousten mahdollistamista sekä puitteiden luomista näiden kehittämiselle. Yhtiökokoussääntelyn tulisi luoda joustavat raamit etäkokouskäytäntöjen kehittymiselle turvaten juridinen päätöksenteko riittävän yhdenvertaisella tavalla kaikille osakkeenomistajille. DIF korostaa, että yhtiöillä tulee olla mahdollisimman laaja valinnanvapaus kokoukseen liittyvissä järjestelyissä, jotta tulevaa digitaalista kehitystä voidaan tarkoituksenmukaisesti hyödyntää. Yhtiökokoussääntelyn tulee siten kestää aikaa, tulevia teknologisia ratkaisuja ja niiden mukaisia kokousskenaarioita. Ehdotettu lakiesitys on paikoin yksityiskohtainen ja perustuu ennakointiin etäkokousmuotojen kehityskulusta. Sääntelyn sallivuus ja rajaaminen on tärkeää, koska kokouskäytännöt kehittyvät nopeasti, eivätkä kaikki asiaan liittyvät kysymykset ole puhtaasti juridisia.
DIF painottaa yhtiöiden valinnanvapauden turvaamista
Ehdotettu uusi sääntely mahdollistaa yksinomaan etäosallistumiseen perustuvan yhtiökokouksen ilman fyysistä kokouspaikkaa. Lisäksi etäkokouskäytäntöjen edistämiseksi ja selvyyden vuoksi on ehdotettu säädettäväksi erikseen hybridikokouksesta, jonka tunnusmerkit ovat täysimääräiset osakkeenomistajan oikeudet sekä kokouspaikalla että etäyhteyden kautta kokoukseen osallistuttaessa. DIF katsoo, että erityisestä lain tasolla määritellystä hybridikokouksesta (ehdotettu 16.2 §) säätäminen ei ole tarpeellista, koska yhtiöiden tulisi itse voida valita niille sopivat etäosallistumisen muodot, jotka saman pykälän 4 momentti mahdollistaa ilman erillistä määritelmää tietylle kokousmuodolle.
Tarjotessaan osakkeenomistajille etäosallistumisen keinoja, esimerkiksi täysimääräiset etäosallistumisoikeudet lukuun ottamatta suullista puheoikeutta kokouksessa, lakiehdotuksen perustelujen mukaan yhtiöillä olisi velvollisuus erikseen todeta yhtiökokouskutsussa, että kysymys ei ole 2 momentin mukaisesta hybridikokouksesta. Lain tasoisena terminä hybridikokous on omiaan aiheuttamaan sekaannusta, koska etäosallistuminen on sinänsä mahdollista muissakin kokousmuodoissa. DIF huomauttaa, että yhtiökokouskäytännöt eivät toisaalta välttämättä suoraviivaisesti kehity kohti lakiehdotuksessa määriteltyä hybridikokousta, joka nyt korostuu lakiesityksessä keskeisenä terminä.
Osakkeenomistajien oikeuksien turvaaminen on keskeistä, mutta täysimääräisten osallistumisoikeuksien määrittely tulee tehdä harkiten
DIF katsoo, että uuden hybridikokoukseen nojaavan täysimääräisen osallistumisoikeuden käsitettä tulisi selventää lain tasolla siten, että osakkeenomistajan läsnäolo- ja puheoikeuden vähimmäistaso turvataan, mutta sääntely jättäisi riittävästi tilaa kokouskäytäntöjen kehitykselle. Lakiesityksen mukaan yhdenvertaisuusperiaate edellyttää, että fyysisesti ja etänä osallistuvat osakkeenomistajat voivat käyttää täysin samoja oikeuksia, jotka voidaan toteuttaa eri tavoin. Esimerkiksi suullisen puheoikeuden järjestämisen välttämättömyys osana täysimääräisiä osallistumisoikeuksia fyysisten kokousten tapaan saattaa kuitenkin nostaa suurten yhtiöiden kynnystä siirtyä etäkokouksiin sekä lisätä väärinymmärrysten tai teknisten häiriöiden riskiä. Toisaalta pidemmällä aikavälillä keskustelua saatetaan käydä virtuaalisin keinoin ilman perinteistä fyysistä puhetta tai kirjallisesti kokousalustalla ennen kokoustapahtumaa keskustelemalla. DIF katsoo, että laissa olisi riittävää todeta osakkeenomistajan oikeudet turvaavan täysimääräisen osallistumistavan vähimmäiskriteerit ilman, että laki edellyttää etäosallistujan puheoikeudelta samaa vaihtoehtoista suullista muotoa kuin perinteisessä fyysisessä kokouksessa. Lain osallistumiskeinojen vähimmäisvaatimuksia osakkeenomistajan läsnäolo- ja puheoikeuksien turvaamiseksi riittävällä tavalla tulisi siten vielä harkita.
Pörssiyhtiöiden hallintarekisteröityjen osakkeenomistajien tunnistautumisratkaisuja tulee edistää lainsäädännön ulkopuolella
Sääntelyn tulisi mahdollistaa se, että yhtiö voi tarjota etäosallistumismahdollisuutta myös hallintarekisteröidyille osakkeenomistajille, jotka useassa pörssiyhtiössä muodostavat merkittävän osan tai jopa selvän enemmistön osakaskunnasta. Pörssiyhtiöiden näkökulmasta etäkokousten yleistymiseen vaikuttava merkittävä ratkaisematon kysymys on hallintarekisteröityjen osakkeenomistajien tunnistautumismekanismi, heidän sähköisten yhteystietojensa vastaanottamistapa sekä näiden tunnistetietojen automatisoitu vertaaminen kokouksen täsmäytyspäivän mukaiseen väliaikaiseen osakasluetteloon. Lakiesityksen mukaan hallintarekisteröityjen osakkeenomistajien tunnistamiseen liittyvät haasteet ovat tiedossa eikä koneellisen tunnistamisen edellyttämää globaalisti tai Euroopan laajuisesti käytettävissä olevaa standardoitua tunnistamista vielä ole. Lakiesitys toteaa, että kaikissa etäosallistumisen keinoissa osallistumisoikeus ja ääntenlaskennan oikeellisuus on kuitenkin voitava selvittää fyysisessä yhtiökokouksessa noudatettaviin menettelyihin verrattavalla tavalla. Ottaen huomioon yhtiökokousten juridisten päätösten turvaamisen sekä oikeusvarmuuden tarve, hallintarekisteröityjen osakkeenomistajien tunnistautumisratkaisua tulisi aktiivisesti edistää lainsäädännön ulkopuolella, jotta etäkokouskäytäntöihin voitaisiin siirtyä myös pörssiyhtiöissä.
Äänestysohjeet tulisi jatkossa huomioida suoraan ennakkoääninä
Väliaikaisen lain aikana ennakkoäänestyspalvelut ovat vakiintuneet tavaksi osallistua yhtiökokoukseen. Ennakkoäänestyspalveluita etäosallistumisen muotona tulisi edelleen kehittää, koska tällaiset ennakkoäänet ja asiamiehen edustamat äänet ovat vastanneet monissa yhtiöissä määräenemmistöä. Mahdollisuus äänestää ennakkoon koskee pääsääntöisesti vain suomalaisia osakkeenomistajia. Ei ole odotettavissa, että suuret kansainväliset instituutiot osallistuisivat laajamittaisesti kokouksiin etänä muuten kuin äänestysohjeet toimittamalla. Olisi toivottavaa, että äänestysohjeet voitaisiin jatkossakin kirjata ennakkoääniksi päätöksenteon sujuvoittamiseksi, kun myös lakiesityksen mukaan ennakkoäänestämisen kohteena ollut päätösehdotus on esitettävä muuttumattomana yhtiökokouksessa.
Osakeyhtiöille kohtuullinen aika järjestää jatkokokous, jos se keskeytyy teknisen häiriön vuoksi
Ei-olennaiset muotovirheet päätöksenteossa eivät saa estää yhtiökokousten läpivientiä. Mikäli annetut ennakkoäänet riittäisivät muuttumattoman ehdotuksen läpimenoon, tällöin esimerkiksi teknisellä tai muulla häiriöllä ei lähtökohtaisesti olisi vaikutusta päätöksen sisältöön. Lakiesityksen perusteluissa olisi syytä korostaa moitekanteen korkeaa kynnystä. Lakiesityksen mukainen kymmenen päivän määräaika uuden kokouksen järjestämiseen voi muodostua ongelmalliseksi laajasti omistetuissa pörssiyhtiöissä, joissa sekä ulkomaisten osakkeenomistajien reagointiin, kokoustilojen ja palveluntarjoajien varaamiseen kuluu aikaa. Joustavuus olisi erityisen tärkeää, kun yhtiöt ottavat ensiaskeleita kohti hybridi- ja etäkokouksia, eikä ole etukäteen mahdollista varmuudella todeta esimerkiksi äänestysohjeiden organisoinnin, kokousjärjestelyjen tai tekniikan osalta, milloin kokousta voidaan kussakin tapauksessa jatkaa esteestä tai häiriön poistumisesta johtuen. DIF katsoo, että 10 arkipäivän sijaan sopiva aikamääre olisi ‘kohtuullinen aika’ tai vaihtoehtoisesti ‘viipymättä’, kuitenkin viitaten OYL 5:24 §:n mukaiseen jatkokokousta koskevaan kolmen kuukauden aikaan, jonka puitteissa kokous olisi viimeistään järjestettävä.
Yhtiöjärjestyksen muutos hybridikokouksen mahdollistamiseksi tulisi tapahtua määräenemmistöpäätöksellä
Ehdotettu 27.5 §:n mukainen säännös enemmistöpäätöksestä on tarpeeton. DIF katsoo, että yhtiöoikeudellisen sääntelyn selkeys on syytä säilyttää ja yhtiöjärjestysmuutoksista tulisi siten päättää määräenemmistöpäätöksellä. On huomionarvoista, että hybridikokousten ja muulla tavoin järjestettyjen yhtiökokousten järjestäminen olisi mahdollista ehdotuksen mukaan jo hallituksen päätöksellä, ja yhtiöjärjestysmuutoksen tekeminen ehdotetun 5 momentin mukaisesti ainoastaan rajaisi vastaisuudessa yhtiökokouksen järjestämistavan hybridikokoukseen siten kuin se on 16.2 §:ssä määritelty. Lisäksi yhtiöjärjestyksen muuttamista koskeva päätös hybridikokousta koskevan kirjauksen poistamiseksi olisi edelleen tehtävä määräenemmistöllä.
Hallituksen mahdollisuus päättää etäosallistumisen keinoista tai hybridikokouksen järjestämisestä edistää etäkokouskäytäntöihin siirtymistä
Ehdotetun siirtymäsäännöksen mukaan pörssi- ja FN-yhtiöt voivat vuoden 2022 aikana päättää väliaikaisen lain mukaisesti ennakkoäänestyksellä yhtiöjärjestyksen muuttamisesta ylimääräisessä yhtiökokouksessa siten, että yhtiöt voisivat siirtyä etäkokouksiin vuonna 2023 ja jatkaa ilman kokouspaikkaa pidettäviä väliaikaislain muovaamia etäkokouskäytäntöjä. DIF kannattaa siirtymäsäännöstä valinnanvapauden turvaamisen näkökulmasta, mutta ennakoi, että erityisesti laajasti omistettujen pörssiyhtiöiden kohdalla hallintarekisteröityjen osakkeenomistajien tunnistamismenettelyn tulee vakiintua lain edellyttämälle riittävälle tasolle, jotta nämä yhtiöt voisivat juridisen päätöksenteon turvaten siirtyä täysimääräiset osallistumisoikeudet mahdollistaviin etäkokouksiin. DIF toteaa, että siirtymäsäännöstä tärkeämpää on, että 16.2 §:n mukaisiin hybridikokouksiin voidaan siirtyä myös hallituksen päätöksellä ja ehdotettu 16.4 § tarjoaa lisäksi keinovalikoiman kullekin yhtiölle edistää etäkokouskäytäntöjä niiden yksilöllisistä tarpeista käsin.
Directors’ Institute Finland – Hallitusammattilaiset ry
Leena Linnainmaa
Pääsihteeri