Nesteen hallituksen uusien jäsenten perehdytysohjelmaan sisältyy toistakymmentä tapaamista yhtiön johdon ja asiantuntijoiden kanssa.
Hallituksen jäsenen perehdyttäminen alkaa jo ennen sitä yhtiökokousta, jossa henkilö on ehdolla jäseneksi. Tässä vaiheessa perehdytys perustuu julkiseen aineistoon, johon tutustuminen on pitkälle ehdokkaan omalla vastuulla. Perehtymistä kuitenkin edellytetään, sillä usein hallituksen ensimmäinen kokous pidetään heti yhtiökokouksen jälkeen, ja siinä voi jo joutua tekemään merkittäviä päätöksiä. Joskus on pidetty tarpeellisena, että uusi jäsen perehtyy luottamukselliseen aineistoon ennen yhtiökokousta. Tällöin tehdään salassapitosopimus.
Yhtiökokouksen jälkeen hallituksen uusi jäsen tulee perehdyttää paitsi toimialaan ja kyseiselle yritykselle olennaisiin markkinatekijöihin, myös yrityksen toimintatapaan. Uudelle jäsenelle tulee myös kertoa, kuinka hän löytää tietoja yhtiön tietokannoista. Toki hallituksen jäsenillä on Nesteellä nimetty yhteyshenkilö, jonka kautta he voivat pyytää lisätietoa.
On tärkeää, että hallituksen jäsenet tapaavat johtoa laajasti
Nesteellä hallituksen uusien jäsenien perehdytysohjelmaan sisältyy noin tunnin tapaaminen erikseen toimitusjohtajan ja jokaisen johtoryhmän jäsenen kanssa sekä käynti Porvoon jalostamolla ja tutkimuskeskuksessa. Johtoryhmän jäsenten lisäksi tapaamisia on myös muun johdon ja asiantuntijoiden kanssa. Yhteensä uusi jäsen tapaa heti yhtiökokouksen jälkeen pidettävän perehdyttämisohjelman aikana toistakymmentä yhtiön edustajaa.
Johdon tapaamisissa käydään läpi yhtiön strategia ja talous sekä teknologia, HR, turvallisuus, vastuullisuus, viestintä ja brändi. Myös pääliiketoiminnoista esitellään kaikki perusasiat kuten strategia, markkinat, asiakkaat, tuotteet ja palvelut ja tulosajurit.
Hallituksen puheenjohtajana pyrin osallistumaan tilaisuuksiin itsekin. Tapaamiset ovat hyvä keino tutustua valintahaastatteluja syvällisemmin uuden jäsenen tapaan toimia ja mielenkiinnon kohteisiin.
Kuten kaikkialla, myös Nesteellä on käytössä valtava määrä lyhenteitä. Ne on koottu usean sivun asiakirjaksi, jolla on nimetty ylläpitäjä. Lyhennelistat kuten muukin hallitusaineisto arkistoidaan Directors Desk -hallitusportaaliin, jonka käyttöön jäsenet perehdytetään. Jäsenet saavat yhtiön puolesta myös tabletin ja tietoturvallisuusopastuksen hallitusmateriaalin käsittelyyn.
Tasapainoilua ajankäytön ja perusteellisuuden välillä
Hallituksen uuden jäsenen ei pidä olettaa tuntevan yhtiön toimintatapoja ja sisäisiä ohjeita. Joillekin myös markkinat ja toimiala voi olla uutta. Ulkomaalaiset jäsenet tarvitsevat hieman enemmän perehdytystä suomalaiseen hallintokäytäntöön ja koodistoon. Kokemukseni mukaan sillä ei kuitenkaan ole suurta eroa perehdytyksen suhteen, mistä päin maailmaa jäsen tulee. Perehdytysohjelman runko on sama kaikille, mutta eri osioita voidaan painottaa kulloisenkin jäsenen taustan ja tarpeiden mukaan.
Nesteen perehdytysprosessi on luullakseni perusteellisimmasta päästä. Palaute on ollut hyvin myönteistä, vaikka moni onkin huokaillut pitkien päivien aikana saamansa tiedon määrää.
Haasteellisinta perehdytyksessä on tasapainoilu ajankäytön kanssa. Kuinka paljon yrityksen johdon ja hallituksen jäsenten aikaa perehdytykseen on kohtuullista käyttää ja kuinka aika käytetään niin, että se luo parhaiten arvoa yhtiölle.
Jorma Eloranta
Neste Oyj:n hallituksen puheenjohtaja
