Yli 50 DIFin jäsentä osallistui asiantuntijakumppani Castrén & Snellmanin järjestämään DIF-webinaariin tiistaina 27.10.2020. Tilaisuudessa käsiteltiin hallituksen roolia ja vastuita tehokkaan compliancen järjestämisessä ja kriisitilanteiden hallinnassa. Parhaita compliance-käytäntöjä ja -kokemuksia kartoittava keskustelu virisi ajankohtaisista ja myös hypoteettisista tapauksista.
Compliance-toiminnon asianmukainen järjestäminen kuuluu hallituksen velvollisuuksiin. Sen onnistuminen riippuu hallituksen ja yrityksen compliance-toiminnon yhteistyöstä ja vuorovaikutuksesta. Hallituksen on myös osattava toimia oikein väärinkäytösepäilyjen ilmetessä, pyrittävä viestimään mahdollisimman avoimesti ja kyetä valvomaan niin tutkintaa kuin viestintää.
Strategiseen compliance-neuvonantoon ja -tutkintaan erikoistunut Castrén & Snellmanin osakas ja asianajaja Jussi Nieminen avasi tilaisuuden ja toimi moderaattorina paneelissa, jossa aiheesta keskustelivat hänen lisäkseen Jurie Advokat AB:n asianajaja Biörn Riese sekä DIFin Senior Advisor Tom von Weymarn. Keskustelu pääpaino oli hallitustyöskentelyssä ja miten vaatimustenmukaisuus (compliance) voidaan järjestää eri osa-alueidensa kautta parhaalla mahdollisella tavalla.
Yli 50 yhtiön hallituksissa toiminut von Weymarn vertaili aluksi pohjoismaisia malleja suorien esimerkkien kautta sekä yrityskulttuurien erilaisia käytäntöjä. Hän nosti samalla esiin DIFin lausunnon Euroopan komission Sustainable Corporate Governance -lakialoitteeseen. Kokenut hallituksen puheenjohtaja ei myöskään halua yrityksille lisää sääntelyä ja hän katsoo DIFin lausunnon tavoin, että lakialoite todennäköisesti vain vaikeuttaa yritysten toimintakykyä. Riese yhtyi von Weymarnin puheisiin ja näkemyksiin. Hänen mielestään uudistukset tulisivat väärästä kulmasta, ja aloitteen lähtökohtaa hän piti suorastaan omituisena.
Von Weymarn ja Riese syventyivät laajemmin vastuullisuuskysymyksiin ja ESG-asioihin, joilla on entistä enemmän merkitystä arvon muodostuksessa ja velvollisuuksissa osakkeenomistajia ja sidosryhmiä kohtaan. Tässä asiassa pelkkä lakitekninen sääntely on aiempaakin pienemmässä roolissa. Sosiaalisen ulottuvuuden myötä compliance-esimerkiksi nousikin ajankohtainen tietomurtotapaus ja siihen liittyvät kiristystapaukset.
Asiantuntijat heijastelivat kokemuksiaan ja näkemyksiään compliancen toteuttamisesta hallitustasolla. Jos organisaatiossa on compliance-toiminto, sen toteuttaminen ja valvonta delegoidaan eri osiltaan hallituksen valiokunnille. Avainasemassa ovat tällöin saumaton tiedonkulku, tehokas raportointi sekä näkyvät ja piilevät valtarakenteet, joiden täytyy toimia epäkohtien (red flag) tunnistamiseen. Riesen mukaan ongelmia löytyy aina, eikä niiltä saisi sulkea silmiä.
Nieminen ruokki keskustelua myös laajasti rakennettujen kuvitteellisten esimerkkitapausten kautta. Esimerkiksi mitä tapahtuisi, jos nousevan menestysyrityksen tuotteet vastaavat standardeja laboratorio-olosuhteissa, mutta eivät käytännössä, mikä selviäisi sisäisen ilmiannon (whistleblowing) myötä?
Riese pohti, että sellainen voi nopeasti poikia ongelmasta kriisin, jos epäkohtaan ei reagoida heti oikein. Täytyy myös tunnistaa, että halutaanko tällä tiedolla vahingoittaa yritystä vai onko ilmiantaja halukas nimenomaan pelastamaan yrityksen. Entä olisiko asiasta pitänyt kertoa jo aiemmin ja onko yhtiön sisällä todella tapahtunut huijausyritys? Hallituksen ja varsinkin puheenjohtajan täytyy ymmärtää, mistä tarkalleen on kyse.
Oma ulottuvuutensa ovat sisäinen ja ulkoinen viestintä. Von Weymarnin mukaan hallituksen puheenjohtajan täytyy olla aktiivinen osakkeenomistajien suuntaan, kun taas toimitusjohtajalle kuuluu ulkoinen viestintä. Tietoa ja tiedon tasoja on paljon, minkä vuoksi hän kannustaa kertomaan koko tarinan mahdollisimman pitkälle heti alusta. Avoimuuden ohella viestintä on pidettävä johdonmukaisena. Riese katsoo median välttelyn tai kaiken kieltämisen tulkittavan aina omituiseksi, mikä vain ruokkii median tiedonjanoa. Yritysjohdon on siis ehdottomasti parempi olla proaktiivinen kuin joutua jahdatuksi. Von Weymarn lisäsi, että avoimen viestinnän ohella mahdollista ilmiantajaa pitää puolustaa eikä tätä saa ajaa nurkkaan.
DIFin jäsenen kommenttipuheenvuoron piti Leipurin Oyj:n toimitusjohtaja Heli Arantola, joka katsoi, että vastuullisuusraportoinnista saatavat hyödyt ovat yhteneväisiä laadullisten tekijöiden kanssa. ESG-asiat eivät hänen mukaansa ole vain sääntelyä, vaan liiketoimintaa tukevia ominaisuuksia. Ympäristöystävällisissä toiminnoissa tämä näkyy jo, mutta sosiaalisille ulottuvuuksille ei ole yhtä helppo laskea business casea säästöjen kautta. On syytä muistaa myös, että kuluttajien kiinnostus on laajaa, eikä monia trendejä ole helppo ennustaa.
DIFin pääsihteeri Leena Linnainmaa lausui perinteisen loppuyhteenvetonsa ja kiitossanat. Hän kiitti Castrén & Snellmanin roolia uutena kumppanina compliance-kompetenssialueella. Linnainmaa muistutti keskustelun innostamana myös organisaation epäkohdista, joilta ei saa sulkea korvia eikä hallitus saa kuvitella, että kaikki olisi hyvin, jos mitään valituksia tai huomautuksia ei kuulu. Lisäksi hän painotti ilmiantajien suojelemisen tärkeyttä.
Tilaisuuden videotallenne löytyy DIFin jäsensivujen Videotallenteet-sivulta (edellyttää kirjautumisen).