Tämän kolmiosaisen blogisarjan ensimmäisessä osassa pohdimme koronakriisin myötä lisääntyneen virtuaalisuuden ja etätyön vaikutuksia yritysten innovointikykyyn ja vaativiin uudistumistilanteisiin. Toisessa osassa pohdimme yritysintegraatioita virtuaalisuuden aikakaudella; case-esimerkkinämme onnistuneesta yritysintegraatiosta on Glaston Oyj Abp sekä sen vt. toimitusjohtaja Sasu Koivumäen haastattelu. Kolmannessa osassa jaamme 11 vinkkiä yritysten uudistumiseen, innovointiin ja hallitustyöhön virtuaalisuuden aikana.
Virtuaali- ja hybridityön ristiriitaiset vaikutukset yritysten tuottavuuteen ja innovointikykyyn herättävät nyt keskustelua hallituksissa ja johdossa. Osa asiakasyrityksistämme on kokenut työn tehokkuuden, tuottavuuden ja hyvinvoinnin lisääntyneen. Samalla kuitenkin on kasvanut huoli virtuaali- ja hybridityön pitemmän ajan vaikutuksista innovointiin, yrityskulttuuriin ja vaativien uudistumistilanteiden (muun muassa yritysintegraatiot) johtamiseen.
Huoli ei ole aiheeton. Esimerkiksi Microsoftin syksyllä 2020 teettämän selvityksen mukaan yritysjohtajat näkevät hybridityöskentelyn hyödyllisenä sekä tuottavuuden että tehokkuuden kannalta, mutta samalla koetaan innovatiivisen yrityskulttuurin heikentyneen ja tuote- ja palveluinnovaatioiden määrän vähentyneen. Myös virtuaalisen tiimin johtamisessa tiimihengen ja vahvan yrityskulttuurin ylläpitäminen koetaan haastavaksi.
Lisääntynyt virtuaalisuus ja etätyö on vähentänyt yhteisöllisyyttä, serendipiteettiä ja satunnaisia kohtaamisia, psykologista turvallisuutta, hiljaisen tiedon välittymistä sekä vapaamuotoisia keskustelua ja ideoiden pallottelua. Juuri niitä asioita, jotka ovat uusien ideoiden, innovaatioiden ja uudistumisen polttoainetta.
Vaikutukset hallitustyöhön
Huoli virtuaalisuuden vaikutuksista koskettaa myös yritysten hallitusten työskentelyä. Esimerkiksi DIFin tekemän kyselyn mukaan hallitusten etäkokoukset ovat sujuneet varsin hyvin, mutta samalla syvällisemmät keskustelut ja innovointi kärsii etäkokouksissa; vuorovaikutus on vähäisempää, keskustelu rajatumpaa, uuden luominen haasteellista ja hankalien asioiden käsittely vaikeaa. Global Network of Director Institutes (GNDI) kyselyssä vastaajat toteavat suurimmaksi haasteeksi sanattoman viestinnän puuttumisen.
Etäkokoukset asettavatkin lisähaasteita hallitustyölle, toimintatavoille ja erityisesti hallituksen puheenjohtajalle. Varsinkin kun muuttuvassa maailmassa hallituksien agendoille pyrkii yhä enemmän ja kompleksisempia asioita käsiteltäväksi.
Helmikuussa pidetyn Boardmanin virtuaalitilaisuudessa Uusiutuva hallitustyö – Board as a Service nostettiin esille tarve hallituksen epävirallisille ja niin sanotuille fireside-keskusteluille myös virtuaaliaikana. Tilaisuudessa Tom Liljeström toi esille tärkeän näkökulman: ellei kanavaa epävirallisille keskusteluille luoda, tarve kanavoituu jollain tavalla ja saattaa syntyä muun muassa varjohallituksia.
HBR:n artikkeli “The Upside of Virtual Board Meetings” puolestaan korostaa virtuaalisen hallitustyön hyviä puolia ja antaa vinkkejä onnistuneisiin virtuaalikokouksiin.
Teknologia ja uudet toimintamallit apuun
Koronakriisin myötä monissa organisaatioissa hyödynnetään entistä kattavammin erilaisia digitaalisia kommunikaatio- ja yhteistyövälineitä. Teamsit, Zoomit ja muut ovat jo arkipäivää monissa tiimeissä ja hallituksissa. Kun samalla teknologiayhtiöt tuovat vauhdilla uusia ominaisuuksia nykyisiin työkaluihinsa, ollaan menossa kohti parempaa virtuaalista vuorovaikutusta ja yhteistyötä.
Myös erilaiset immersiiviset virtuaalitodellisuuden (VR) sekä lisätyn ja yhdistetyn todellisuuden (AR, MR) ovat ottaneet harppauksia käytettävyydessään. Esimerkkinä suomalainen Glue Collaboration, joka mahdollistaa vaikkapa hallituksen kokouksen pitämisen VR-maailmassa. Myös Microsoftin äskettäin julkaisema yhdistetyn todellisuuden ja “holoportaation” alusta Microsoft Mesh antaa suuntaa tulevasta.
Vaikka teknologia edistyy, tarvitaan rinnalle myös uusia toimintatapoja ja -kulttuuria. Mitä vaativampi ongelma, uudistuminen tai innovaatiohaaste on kyseessä, sitä enemmän uusia toimintamalleja ja parempia työkaluja tarvitaan.
Edellä mainitussa tutkimuksessa Microsoftin operatiivinen johtaja Mikko Pulkkinen toteaa: ”Onnistunut tiimityö hybridimaailmassa vaatii muutakin kuin oikeaa teknologiaa. Innovaatioita syntyy, kun ihmiset kokevat voivansa olla yhteydessä kollegoihinsa, tuoda ideoitaan esille, kokeilla ja yhdessä ottaa harkittuja riskejä. Innovatiivisuus vaatiikin erityisen paljon nyt sitä, että kukin tiimin jäsen tuntee luottamusta, yhteenkuuluvuutta ja empatiaa sekä itseään että muita kohtaan.”
Vinkkejä virtuaali- ja hybridityön aikakaudelle
Yritykset, joilla on selkeä tarkoitus ja strategia, toimiva liiketoimintamalli, vahva yritys- ja innovaatiokulttuuri ja joissa on hyödynnetty itse- ja yhteisöohjautuvuutta ovat vahvoilla myös virtuaalisuuden aikakaudella. Näiden teemojen ohella kannattaa vahvistaa myös psykologista turvallisuutta sekä aitoja kohtaamisia ja vuorovaikutusta.
Blogisarjan kolmannessa osassa annamme vinkkejä, mitä muuta yritykset voivat tehdä vastatakseen virtuaalisuuden aikakauden haasteisiin ja mitkä ovat hallituksen parhaat toimintatavat virtuaaliseen yhteistyöhön.
Tällä välin kannattaa ottaa kokeiluun vaikkapa hallituksen rennot fireside-keskustelut, kannustaa tiimejä varaamaan kokouksen alkuun hetki aikaa vapaamuotoisille keskusteluille ja käydä kollegojen kanssa keskusteluja ilman agendaa.
